2024-08-31|閱讀時間 ‧ 約 25 分鐘

新人啟動第一步:如何順利地接手新業務

    相信各位樓友都有換工作的經驗,或是還猶記剛接第一份工作的那種青澀感,對業務內容都不熟悉,而需要向前手或其他同事學習的經驗。今天我們分享新人加入了新公司之後,可以幫助你順利接手新業務的幾點提醒。

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    ▋ 提醒一:建立正確的心態,若前手有好好的交接,抱著感謝的心

    建立這樣的心態,可以幫助你降低在接手業務時的可能衝擊。一般來說,若你加入的是規模較大的團隊,則有可能你接手的業務,可以向前手或其他有負責過的同事交接學習;但若組織團隊較小時,很常的情形是你報到時和前手只有幾天交接期,甚至前手已經離職了,想好好交接也沒辦法的情形也是非常常見的。所以若你遇到的情形是前手還可以跟你交接,且他也有樂意傳授的態度,那請抱持著感謝的心認真學習吧!但若你報到後只有一個交接文件檔案留給你,而沒有前手可以詢問,那你的目標就是如何好好展現自主學習的能力了!前手若已離職,那你是否可以請教在工作流程的相關合作窗口,了解過往合作方式及提醒事項,主動地接觸你的合作窗口,讓他們了解你是有心想接好這個業務的,這也是建立合作關係的第一步。

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    ▋提醒二:把握新人多多詢問的權利

    這個提醒相信各位在工作職場中也常聽到,把握你剛加入公司的前期,好好地釐清整個工作流程及規範,便可以針對不清楚或有疑問的部分加以詢問,以幫助自己可以更快地上手。組織一般也會對新人有多一點的包容,所以前期的詢問是新人專有的權利,請好好把握。但我們也想從另一個角度切入是「如何聰明問」可以幫助你更有效地獲得重點資訊,同時對其他同事傳遞你的學習力及態度,建立良好的合作關係。想特別提醒在每一次的詢問中,絕非單點式的資訊詢問或確認,而是你要開始建立連成線、連成面的整體了解。這個問題它的前因後果是什麼?這和其他的工作流程有沒有相關性等?新人常常會很怕一直問會打擾同事,反而就只敢問一些很表淺的問題,結果會讓自己對整個業務流程只有單點式的理解,反而會讓同事產生你是否有融會貫通的質疑。關於「如何聰明問」,我們之後另外專門開一次主題討論這點。

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    ▋提醒三:主動研讀相關工作文件,了解未來優化的機會點

    除了詢問他人之外,自己的研讀也是幫助熟悉業務的方式之一。有的團隊會把工作SOP檔案儲存在部門公用資料夾中,那你便可以自行研讀相關的工作文件,包含辦法規範、工作表單、作業流程及歷史案例等。這些都可以幫助你更整體地了解相關資訊存放的位置,以供未來查找,也可以幫助自身對新業務有初步的流程了解,甚至可能在研讀的過程中有一些疑問,你便可以在之後的工作業務中加以釐清,甚至可能是未來工作SOP優化的機會點。

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    ▋提醒四:對新業務具有完全責任的心態

    有時我們在工作上會聽到新人會說「這個案子是前人做的,我不是很清楚」,關於這樣的說法,可能在新人的前期或許還可以閃過一些責任,但是隨著時間愈長,這個說法不但效果愈低,反而會對你帶來更多的挑戰。提醒當你接手了新業務後,你就開始具有完全的責任了,心態也需要有所轉換。如果這個前人做的案子有一些爭議,那你會需要去了解當時事情的背景、作法、決策的考量,甚至可能需要從這個案子中重新去釐清工作SOP或規範是否需要改變更新,抱有這樣的心態可以讓你對這個新業務有更完整的責任心,也會有持續進步的可能性。

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    我們了解新人加入新的組織,要適應的面向很多,包含公司環境、主管同事、業務內容、溝通合作方式等,其實是相當的不容易的,如何在剛起步的階段就有正確的心態去應對,相信可以幫助你旗開得勝!


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