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【企業管理】如何建立員工心理安全感?嘗試導入 Town hall meeting、全員參與制

閱讀時間約 9 分鐘
想要打造優秀的團隊嗎?科技巨擘 Google 發表過一份「亞里斯多德計畫」(Project Aristotle),探詢出成就一個高效率團隊的行為關鍵有哪些?研究人員對將近兩百組團隊,包含工程團隊與銷售團隊進行採訪,歸納出下列五點:心理安全感(psychological safety)、可靠性(dependability)、組織架構與資訊透明度(structure and clarity)、工作意義(meaning)、影響力(impact)。
從 Google 研究看出,團隊成員必須擁有一個能感受到舒適兼具目標導向的工作環境,若團隊裡有成員需要發表看法時,不會被體制及氛圍影響,而感到難為情、被拒絕、甚至是被遭受處罰,成員得以充滿自信說出自己的創新點子、並且不怕失敗、勇於發問。
對軟體資訊產業而言,「人,是最大的資產」,一切仰賴員工發揮創意,且紮實執行產品待辦清單。所以,要如何讓員工「安心」,是管理時亟需著重的要點。新加坡商鈦坦科技內部經過多年蒐集員工回饋、迭代演變,從組織面著手,衍生出下列幾種方式,協助團隊成員在職場上勇於說出內心話,提供給大家參考。

關鍵一、全員大會(Town hall meeting),讓一切都回到人身上

鈦坦科技每半年會舉辦一次跨分公司的「管理會議」,以及跨部門的「產品會議」,分別對齊好公司管理階層的目標以及對未來產品運營的戰略。待梳理出具體目標後,鈦坦便會召開「Town Hall Meeting」,開放給所有員工參加,由總經理親自面對每位員工,告訴員工接下來要做的方向,包括產品目標數字、公司部門有何調整、以及公司整個年度整體目標為何,接下來要如何一步步執行。
為了不讓語言、距離成為限制,鈦坦 Town Hall Meeting 甚至會召開到兩次,一次英文版、一次中文版,並且隨時遠端視訊連線,配合新加坡與台灣員工兩邊的需求。
為什麼會想要舉辦 Town Hall Meeting?鈦坦科技剛起步時,由於公司不大、人數也不多,採取集中式管理,所有人只需要每個月對總經理報告,然而隨著組織不斷擴大,員工人數逐年增加,舊有的報告方式逐漸失靈。於是,鈦坦管理層重新檢視公司文化,選擇採取 Town Hall Meeting 的方式,讓公司的管理階層,把願景跟目標清楚傳達給員工,藉此達到公開透明的管理制度。
鈦坦科技舉辦全員大會Town Hall Meeting。
Town Hall Meeting 優勢一:不確定性減少
當組織把目標訂定明確後,對於員工而言,會慢慢降低不確定感。當員工跟組織都可以進入確定狀態,員工就不會再擔憂恐懼,並提升信任感與動機,連帶整個組織也會來到一個穩定狀態。
Town Hall Meeting 優勢二:工作部門更順暢
員工要做的事情要更明朗清晰,使相關人員可以清楚檢視各部門的工作內容、產品規劃與接下來要執行的細節,若各個相關部門有需要協作溝通的地方,往後也會更順暢無礙。
Town Hall Meeting 優勢三:員工舉手發問、管理層聽到最真實的回饋
透過 Town Hall Meeting 召開,員工可以把對公司決策方針有疑慮的地方,通通「直球對決」給、GM 總經理、或任何難以遇到的公司高層。對於員工而言,當然是把握機會弄清對公司的疑慮,並傳達出自己的意見聲音;對於管理階層,則是聽到公司員工最真實的回饋,瞭解到最基層員工的想法。當然,如何使員工暢所欲言,不用對提問這件事情感到提心吊膽,這就仰賴平時企業文化的營造,需要去多多鼓勵員工發言,經營出一個相互協作,對事不對人的組織文化。
Town Hall Meeting 優勢四:增進員工參與感
員工獲得公開透明的資訊,並從中擁有了參與感。長久下來會促進員工對於公司的向心力,使員工擁有目標,為團隊目標打拚奮鬥。

關鍵二、全員參與制:讓員工也能參與上級決策?

員工的聲音可以透過 Town Hall Meeting 傳達出去,但是,另一個難題接踵而至,「要如何確保員工的意見,確實有被上層採納進去呢」?大家或許可以參考鈦坦科技已執行多年的「全員參與制(Sociocracy)」。
全員參與制以圈圈(Circles)為最基本單位,「圈圈」代表擁有同個目標的團隊。大家可以想像成公司內部,有很多個圈圈(團隊或部門)各自運行著,當內部需要開會時,每個圈圈需要推派出兩個角色:Inlink 與 Outlink。Inlink 代表擁有公司觀點的人,如果以一般企業來說是主管、經理或組長。在鈦坦,Inlink通常是由部門主管從團隊中指派,這個角色需要站在公司的角度,考量到這項決議會有什麼利益風險;至於 Outlink 則是由團隊成員選出,他的任務就是和Inlink 一起參加會議,並且把代表這個圈圈的「民意」在會議裡向上反映,獲得解方。藉由全員參與制這樣的做法,達到訊息雙向流通,員工有管道參與上級決策,進而推動組織運作執行。
鈦坦科技當初導入全員參與制的概念,員工剛開始也是感到一知半解,只想著:「不就是要我們單純選出一位代表參與會議嗎,怎可能加入公司決策?又怎麼去影響到會議的任何結果呢?」然而,全員參與制規定與會者每一輪都可以發言,並且採用「認可決」,也就是強調「沒有人反對」的投票方式。經過幾次進行後,獲得了員工正面評價。他們紛紛回饋:「參加會議確實可以影響到部門八成以上的決策,尤其在圈圈內,選出代表團隊聲音的那個人,如果在會議中不出聲,那個部門的聲音就會被消失,換作是你,你要說話嗎?」
全員參與制優勢一:共享發言的權利
全員參與制講求「每個人都有發言的權利」,所以每一次主持人拋出議題後,大家都擁有平等的發言權,可以輪流發表意見,接著再進行「認可決」的投票方式,決議表態時,每個人都要對提議表示認可或不認可。無論是公司高層、或是一般員工,在會議裡都享有足夠且輪流的發言時間,基層員工可以就第一線執行任務的視野,說出對議題最真實的回饋建議,讓意見被有效聽見、獲得解決方案,不再是主管或公司高層自行決定。

有別於「老闆決」老闆說了算、「多數決」少數服從多數、「共識決」團體具有共識後凝聚的決定,「認可決」講求「沒有人反對」,參與會議的人員都可以提出觀點,並且輪流發言,接著利用反對意見修改提案、並且反覆評估該提案會不會對目標帶來嚴重影響的風險,從中一直討論修改,直到某項提案被所有與會者共同接受。認可決提供與會者討論、交流,站在同理的立場去思考,一同達到目標。
全員參與制優勢二:增進「自組織」敏捷效果
總歸來說,全員參與制根基於:自組織團隊、由 Inlink 與 Outlink 組成的雙連結(double link)、認可決決議方式。全員參與制可以提供組織以現有的架構根基,去進行強化升級,特別是對於敏捷組織,因為擁有許多自組織團隊,這樣的決議方式更加合適,不僅為各團隊之間加深交流,也讓整體組織更緊密運作。
鈦坦科技辦公室氛圍。
鈦坦科技多年來以敏捷開發、敏捷思維來運作團隊,同時間也格外強調「溝通對話」的重要性,甚至引進了「引導技術」(Facilitation)和「開放空間技術」(Open Space Technology)等方法學,來持續加強員工的溝通環節。因為當員工擁有了頻繁的對話,才能使問題快速被找到、快速被解決,並且激盪出如何持續迭代的火花,實現敏捷精神,同時也協助各個自組織團隊達到獨立又相互協作的能力。
尤其,進入疫情之下的新常態生活,這樣的營造更顯重要。大家是否遇過想要在家遠端上班,卻又話到了嘴邊,不敢向公司高層提出的困境呢?或者擔憂公司業績受到疫情衝擊,不知道公司營收狀況、未來會不會被通知裁員的茫然呢?「人,是最大的資產」,企業不只要正面鼓勵員工表達意見,還需要賦予員工發聲的管道,從制度面上,一步步建構他們對於公司、對團隊的心理安全感,才能使員工對於有疑慮的工作環境出手發問,共創出一個鼓勵發言的企業環境。
作者簡介
「新加坡商鈦坦科技」致力於線上軟體平台的開發與維護。鈦坦科技自 2014 年起導入敏捷,採用 Scrum 開發與敏捷管理模式,根據市場回饋進行產品迭代,從每日站會、結對程式設計的技術學習、代碼審查的開發學習、短衝檢視會議的產品學習、短衝自省會議的改善學習等,學習在鈦坦無所不在。
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