【報告講這麼多，你的重點到底在哪？】

還記得剛出社會時，明明是嘔心瀝血做出來的完整報告，卻被長官在台上嫌到一文不值，提出的問題也都無法妥善回答，當下心理除了感到洩氣外，也搞不懂自己到底做錯了什麼？

後來被刁過很多次，每次都在血淚中學習成長後，終於悟出了幾個重點，也整理出來提醒自己不要走回頭路。

1. 既然報告給老闆，先搞清楚老闆習慣看的報告格式

對於例行性報告，通常會有既定的報告模式，雖然格式好或不好但都是大家習慣的，很多新夥伴會想說，我用的方式比較好，那換個新格式或是新報告方法。

這個想法本身並沒有錯，但如果格式變動太大或是無法快速讓老闆進入狀況，就很容易就會因為說明時間太長而被飆，所以會建議循序漸進，先用小部分的優化是可以接受的，再慢慢掌握老闆的接受度逐步調整。

2. 報告不是讓老闆看電影，先講結論再補充細節。

我自己一開始也是轉不過來，報告起手往往都是「這週我們進行了多項任務，首先我們從A開始，然後進行了B+C，接著又做了C與D，最後遇到了一些困難，然後C變成C-，D後續決定停止」，但長官還是聽得霧颯颯？

現在我會這樣說明，「本週我們已完成70%進度，目前整體時程比預期提前5%。但在數據處理部分遇到X問題，已經採取X+Y措施處理，預計3天內可解決，整體還在時程規畫內。」除非老闆想要再聽X問題說明，又或是X+Y的細節解釋，不然報告就會停止。不用擔心報告時間太短，老闆會決定自己想聽什麼。

3. 如果能用示意照片的部分，就絕對不要用文字

在工廠工作，很常看到工程師喜歡寫一堆文字描述，我自己過往也是一樣，但因為每個人對於設備及異常認知不同，除非是專業小說家，不然文字構思花的時間更長，也更容易出現講很多卻看不懂的狀況。

所以我很習慣用照片+示意圖去做報告，透過照片展示後只要加幾個字描述或是標註，就能夠簡單呈現自己的想法，除了報告製作時間也更短，內容也更豐富。但需要搭配記錄+整理工作照片或影片，這部分是需要去習慣的。

4. 不要用報告說明自己有多可憐，要說明自己實際完成了哪些工作及績效

我以前會在報告中強調專案未完成，是因為自己遇到種種困難，然後才會變成延誤，然後期待老闆會摸摸頭說你辛苦了。後來發現初期確實是如此，但時間久了老闆感覺看到我就跟看到失敗畫上等號，對於未來發展並沒有幫助。

後來就要求自己，專案就是要想辦法完成，報告可以呈現困難但要有正向結果，這樣老闆反而能夠了解到這些成功，不是舉手可得。而是經過很多的努力克服挑戰才達成。才能夠更展現出自己的能力及成果。

5. 不管再怎樣完美的報告，長官都一定會問問題，確實準備Q&A是必要的。

因為每位長官重視的點不同，所以很難用基本報告就準備到位，針對準備幾張補充細節資料，可以讓長官發問時馬上進行回覆，也能夠讓長官眼睛一亮。

最後做個總結，如何讓自己能夠快速做出一份有邏輯有重點的報告，其實並不是只有在報告時才在思考，平常發Mail時、成員溝通時、工作規劃時就都可以把這些思維加入進去，才能夠更有效的進行刻意練習，報告只是正常輸出罷了。

重點回顧：

1. 報告目前的進展狀況+已完成的成果+遇到的困難與對策+下一步計畫

2. 結論先行，重點整理，準備細節，有問再提

3. 善用照片+影片說明，習慣用圖表進行整理比對

4. 報告不要用太多篇幅去說明問題，去說明自己做了那些跟得到那些結果

5. 再完美的報告資料，沒有進行預講或是Q&A演練，實際上場還是可能會卡頓延遲，所以不要因為疏忽演練，將100分的報告內容講成60分，是非常可惜的