〈《專注力協定》閱讀筆記（二十）：讓工作夥伴知道你在忙什麼〉2026-03-02
在先前的文章中，我們談到親密關係、家庭關係與友誼對生活的重要性，也說明了透過固定行事曆，將家人與朋友聚會的時間先保留起來的作法如何讓彼此的關係更穩固。
而排在自己與親朋好友之後，與工作夥伴之間的關係同樣在我們的人生中扮演重要角色。雖然我們不太可能和所有工作上的同事、客戶全都成為好朋友，但如果我們會花大量的時間在工作上、會需要和特定人有大量的溝通往來，我們最少需要和他們盡量保持對話上的透明與一致的努力方向，避免產生無意義的消耗。
無序溝通與頻繁打斷：忙碌卻低效的工作狀態
在快節奏、忙碌的現代社會中，人們經常感覺自己處在焦頭爛額的狀態。透過訊息軟體、電子郵件或各種電子化的工作文件，無論是否留在公司加班，各種會議、雜事好像永遠都處理不完。
但是，工作真的「本來」就那麼多嗎？還是說，這些工作其實是被合作夥伴之間的溝通低效與不透明創造出來的？譬如說，一項本來可能十幾分鐘可以完成的事情，因為中間遇到了一個小問題，所以需要和另一些人來回確認。以至於兩三天之後才能完成。
而在這兩三天內，所有與這件事情有關的人（甚至沒有直接關係，但在同一個工作群組的人），都在他們本來應該專注於其他工作的時間裡面，被這件處理到一半的事情反覆打斷。
而且，碰到這類「小問題」的事情遠遠不只一件，公司也沒有確立一個機制，讓員工能夠相互確認手邊任務的優先順序，於是每個人的時間都被這些瑣碎任務與低效溝通大量浪費，做不完的事情更沿著Line群組或其他軟體溢出到下班之後的時間。
由於大家都知道下班後還有東西要弄、生活會繼續被打斷，也就更沒辦法完全樂意地在上班時間中全心投入，以至於每個人明明疲憊不堪、耗費大量時間，最後的表現卻比期待中的效率低上不少。人們有意無意地敷衍了事，甚至「假裝工作」，雖然一整天坐在電腦桌前，卻只是放空地來回於各種資料夾與群組之間，等待下班時間收拾離開。
讓工作夥伴知道你在忙什麼
上述這種在各個地方堆積已久的陋習，很大程度和工作成員對彼此工作狀態的不透明、不了解有關。尼爾指出，雖然大家都感覺自己事情一堆，但絕大多數的時候，公司的上司根本不清楚手下員工把時間花在什麼地方，甚至連員工本身，有時候也對自己工作時間的使用沒有清楚的意識。
他以一位大型科技公司的業務艾波為例，為了得到升遷的機會，艾波接下了大量工作，並且在大量的會議、談話、電子郵件轟炸下變得焦躁不安。這些改變影響了她和客戶的互動關係，她沒辦法像過去那樣隨時展現出從容且友善的樣子，她想要做得「更好」，但一股腦地將更多時間砸在工作上，反而讓事情變得更混亂、結果更不好。
在尼爾的建議下，艾波約了自己的主管大衛，與他討論自己的時間安排。艾波描述道：「當我提出一份週計畫表，他看起來真的是鬆了一口氣。」因為大衛也很清楚艾波處於蠟燭兩頭燒的狀態，也一直想要知道目前安排的工作對她而言會不會負擔太大、什麼時候聯絡她不會對她造成干擾。
在確立了這個週計畫表的核對模式後，大衛同意艾波可以少出席部分會議，也不用領導那麼大的團隊。這個調整有助於艾波把時間與精力聚焦在自己最擅長的工作上，也讓她終於有時間喘口氣，而不必隨時盯著手機，回應那些其實對她的工作而言不那麼關鍵的訊息。
具體而言，我們和艾波使用時間的方式一定不同，也不見得要用同樣的方法與主管溝通行程。但對於每個已經覺得忙不過來的人來說，我們最好可以讓工作上的關係人知道你當下正在花時間做哪些工作。當他們知道你正在忙某件優先級更高的事，自然會把那些不需要由你來做的事情交給其他人做。
讀到這裡，也許有些人會覺得「和主管或工作夥伴討論行事曆」太困難或理想化。的確，多數時候我們不習慣這麼做，但這種改變其實是必要且對所有人有益的。
如果在你所處的工作環境，連這種相對透明、明確且實際上有助於增加工作效率的討論都被認為不可能，那麼，也許你該認真考慮離開當前的工作，去一個更加健康，能夠讓工作夥伴彼此站在同一陣線的環境了。
