打造超級幕僚#01｜職場隱藏版角色，從六大職能揭露你有所不知的「超級幕僚」！
更新於 發佈於 閱讀時間約 8 分鐘
（本文發表於生鮮時書劉奕酉專欄）
從今年開始，我加入了商業思維學院，一間致力於打造真實市場的商學院。做為超級幕僚學程的主理人，我希望提供職場上的幕僚角色一個系統化、結構性的整合學習資源，以及打造自我成長與交流的場域。
幕僚，在職場上有著多樣化的面貌，每個人都有各自扮演的角色、難題與挑戰；這些人在職場上可能不是那麼耀眼，甚至沒有人知道他們在做什麼，但卻是職場上最多的一群人。
說到幕僚，你會想到職場上的哪些人？他們又從事著什麼樣的工作內容呢？在這一篇文章中，我想和你分享關於幕僚，你應該知道的三件事。
第一件事：幕僚不是一個職稱或頭銜，而是一種角色
對多數人來說，很難說清楚幕僚的定義是什麼？
你可能會直覺想到秘書、助理或是老闆身邊的特助；不過，後勤單位的行政人員好像也算幕僚，單位主管也可能是更高層主管的幕僚。其實，一個組織、一家企業中可能存在著形形色色的幕僚，但是他們的工作職務直觀上都不太一樣，也擁有著不同的職稱或頭銜。
其實，幕僚不是一個職稱或頭銜，而是一種角色。
職場上的每個人，或多或少都扮演某種程度上的幕僚角色，只是比例上的不同。比如說基層主管，除了自己的職務之外，可能也扮演著更高主管的幕僚，但比重上也許不高；而資深秘書，可能只需要完全打點某位高層交付的任務就好，那麼她的幕僚角色比例就很吃重。
在你擔任業務、行銷、產品經理，或是其他職務角色時，也可能同時扮演著幕僚角色，對你的直屬主管負責。對於職場工作者來說，討論自己是或不是幕僚只是個假議題，真正的問題是幕僚角色占了多少比重的職務內容？又該如何扮演好這個角色？
這是每一個人都需要學習的課題，也是職涯獲得更大發展的關鍵。
這是每一個人都需要學習的課題，也是職涯獲得更大發展的關鍵。
但是，當一個人的工作內容中，幕僚角色的比重愈高，就可能會衍生出一個普遍存在的問題，那就是工作價值不容易被彰顯。
很難有標準可以量化，大多數都是「個案處理」的方式。
既然沒有標準，就是直屬主管說了算，直接地影響到幕僚角色的職涯發展與升遷加薪。我相信這也是大多數擔任幕僚角色的朋友們，切身感受到的困境與挑戰。
那麼，職場上到底有哪些幕僚角色？又該如何定位他們的職務與功能呢？我製作了一張幕僚角色的定位地圖，你不妨參考看看！
第二件事：幕僚角色的定位地圖：四類職務、六大職能
幕僚角色究竟都在做些什麼？感覺好像包山包海、主管與老闆的大小事都得負責。其實，從職務功能來說，可以整合為六大類：
．過濾／選擇：處理瑣碎與次要的問題；像是過濾訪客、行程安排。
．諮詢／商議：提供意見諮詢與討論；比方說議程管理、市場現況盤整。
．促成／協作：行使條件下的控制與指揮權；像是專案負責、合同跟進。
．專家／技術：解決某些特殊問題或工作；例如風險模型建立、市場分析。
．情資／布達：整合資訊以供決策參考、溝通內外與傳達一致性的訊息。
．考察／督導：代為考察工作實況有無依照規範；例如流程稽核、績效考察。
．諮詢／商議：提供意見諮詢與討論；比方說議程管理、市場現況盤整。
．促成／協作：行使條件下的控制與指揮權；像是專案負責、合同跟進。
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．情資／布達：整合資訊以供決策參考、溝通內外與傳達一致性的訊息。
．考察／督導：代為考察工作實況有無依照規範；例如流程稽核、績效考察。
根據發揮的職務功能與扮演幕僚角色的比重程度，可以將幕僚角色分為四大類：行政幕僚、業務幕僚、專業幕僚與管理幕僚。
我整理了一張表格，或許你會更清楚這些幕僚角色的功能定位與職務對應。
第一種，是行政幕僚，主要扮演的職務功能，是過濾／選擇、諮詢／商議。
舉例來說，秘書、助理、櫃台人員都是屬於這一類的，幕僚角色通常佔據了絕大部分的職務內容，甚至是所有時間。比方說，高階主管的資深祕書，完全只對主管負責、打理主管交付的一切事務。
第二種，是業務幕僚，這裡指的是替主管分擔處理工作上的業績任務。
主要扮演的職務功能，很相似於行政幕僚的性質，但比重相對沒這麼大，更多的反而是在促成／協作的部分，被賦予條件下的控制與指揮權。
舉例來說，客服、小組長或是業務經理，組織中常見的專案負責人都可以歸類到這一類型中。除了扮演幕僚角色之外，可能還需要擔負一些個人的工作內容與目標。
舉例來說，客服、小組長或是業務經理，組織中常見的專案負責人都可以歸類到這一類型中。除了扮演幕僚角色之外，可能還需要擔負一些個人的工作內容與目標。
第三種，是專業幕僚，通常是為了解決某些特殊問題或工作而存在的，也都具備一定程度的特殊知識、技能與經驗。
舉例來說，技術顧問、產業分析人員、財務、法務等，都是屬於這一類型的，主要扮演的角色職責，包括專家／技術、促成／協作與諮詢／商議。
幕僚角色可能佔據他們日常工作一半的比重，另一半則是提供組織或企業維持營運的需要、或是符合產業與國家法規的工作事項。
幕僚角色可能佔據他們日常工作一半的比重，另一半則是提供組織或企業維持營運的需要、或是符合產業與國家法規的工作事項。
第四種，是管理幕僚，包括營運長、總經理室、稽核單位、高階主管特助等職務；此外，組織內的中高階主管其實也算是更上層主管的管理幕僚。
扮演的職務功能相當全面，主要會是情資／布達、考察／監督，有時也會提供專家／技術、促成／協作與諮詢／商議的功能。管理幕僚可能只有一部份的工作職務，是面向直屬主管負責，更多的是獨當一面負責對組織或企業更重要的任務。
以上四種類型只是大多數情況下的分類，當然也會有例外的情況。比如說，我曾遇過幾位超級祕書，除了扮演行政幕僚的功能之外，也具備特殊的專業技術，或者負責財務報支的業務等等。
從行政幕僚、業務幕僚、專業幕僚到管理幕僚，除了職務功能上的不同之外，最大的差異在於幕僚角色的比重。愈是偏向左側的職務類型，愈會有工作價值不容易被看到的問題，很大一部分取決於直屬主管的觀感；而偏向右側的職務類型，則愈有機會獨當一面，也較能讓組織與企業看見自己的專業與工作價值，在職涯發展上也有更多的可能性。
相信你現在對於幕僚角色的定位與功能，應該有了更清楚的認識與理解。
第三件事：幕僚角色，是企業或組織中的人才孵化池
在多數人的印象中，常被提及的知名人物，像是蘋果的賈伯斯、微軟的比爾・蓋茲、亞馬遜的貝佐斯，或是台積電的張忠謀等等，都是企業的執行長。
如果要你說出他們的幕僚是誰？我想可能一時也說不出來，甚至也不容易查得到。
幕僚，就是這樣的一個角色，藏在這些耀眼的人物背後，雖然看不見他們的名字，但是他們的確存在，同時也付出了相當大的貢獻，讓這些執行長們發出更耀眼的光芒，成為大家口中那個「很厲害的人」。
幕僚，就是這樣的一個角色，藏在這些耀眼的人物背後，雖然看不見他們的名字，但是他們的確存在，同時也付出了相當大的貢獻，讓這些執行長們發出更耀眼的光芒，成為大家口中那個「很厲害的人」。
雖然幕僚總是站在鎂光燈後，默默地支援著老闆或直屬主管。但是有一天，幕僚也可能站上舞台，成為綻放光芒的那個人。
舉例來說，雪柔．桑德伯格，暢銷商管書《挺身而進》、《擁抱B選項》的作者。多數人對她的認識是臉書的營運長，或是她曾經在谷歌擔任全球網路業務與營運的副總裁。但你可能不知道，更早之前她也擔任過美國財政部部長的幕僚長。
日本知名商管書作家，三木雄信，曾任日本軟銀秘書長，也是孫正義的幕僚，還被喻為孫正義的頭腦。離開軟銀後，他成立了自己的公司，後來投入英文學習的教育事業，也出版了許多商管書籍，大多是與擔任孫正義幕僚時期所培養出來的幕僚工作力有關。
還有微軟大中華區人工智慧負責人暨台灣微軟行銷營運長，趙質忠，也曾擔任過微軟大中華區總裁的幕僚長。更有許多曾經擔任過企業高管幕僚的人，後來也都成為了獨當一面的重要角色，甚至成為企業執行長、知名顧問與作家。幕僚，在外人眼中看起來是不起眼的角色，但其實是組織或企業中發展成長性最大的角色。
因為在主管身邊近身學習，就等於是實習如何當一位主管的最好機會，但也因為只有主管知道你做了哪些事？所以很難具體展現出工作成果的價值。這就是身為幕僚角色的兩難。
下一次，我想和你聊聊幕僚角色的價值是什麼？又該如何提升價值、在職涯發展上又該如何規劃？我們下次見囉！
劉奕酉｜知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 (easypresentation2016@gmail.com)
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