新手工作者常犯的錯誤：把提案報告做成了大學報告

最近我聽了幾場跨部門的提案之後，發現剛從學校畢業的新鮮人容易犯一個錯誤，就是常把工作提案做成了大學報告。

每次報告動輒20-30頁，內容非常豐富，一場會議下來開很久，規劃許多待辦事項。可是辛苦做的報告卻因為無法回應大家提出的問題導致案子被放著或退回，提案成功的機率很低。

我覺得提案報告其實跟大學報告在報告重點、目標、問題意識、計畫、工作分配、態度等幾個面向有根本的差異。

報告的重點

• 大學報告在意的是頁數，從網路上抓的資料越多越好、自己消化越少越好，最好英文大家都看不懂。
• 提案報告在意的是精簡，最好5-6頁可以結束，重點是傳達你的問題、解決方法、所需資源、後續行動。

報告的目標

• 大學報告不在乎任務目標怎麼被完成，公司的目標就是要完成這些事情。
• 提案報告注重目標的切割，先完成小目標才有辦法完成大目標，完成大目標才有辦法推進下一個階段。

報告的問題意識

• 大學報告不重視怎麼執行，篇幅的重點都放在這個問題多重要、某某資料說很重要，所以要做。
• 提案報告重視執行的評估，包括問題的分析以及問題的痛點，搞清楚關鍵問題後才下一步動作。

報告的計畫

• 大學報告不管團隊現有資源有哪些，因為做報告的時候，腦中只思考怎麼完成這份曠世巨作。
• 提案報告必須要盤點現有資源，報告前在腦中推演實際的執行狀況可能會碰到那些情形提早因應。

報告的工作分配

• 大學報告主要在分配部門工作，這個是那個部門負責、那個是這個部門負責，淪為工作分派，但自己的手永遠不會髒。
• 提案報告規劃職能工作，這個工作需要那些職能的組合才能夠完成，主要是在做任務整合，自己會跳下去一起執行。

報告的態度

• 大學報告如果被退後會感到失敗，總覺得為什麼別人不配合我，可能需要再增加更多的篇幅。
• 提案報告如果被退後仍感到挫折，但會不斷思考哪個部分沒有辦法說服人、是不是沒有解決痛點，再重新擬定報告策略或內容。

大學報告是製造別人的問題，提案報告是解決大家的問題。大學報告會議完就結束了，提案報告結束後才要進入正式難題。

當你的提案沒有辦法獲取支持時，可能要先思考你做的是大學報告還是提案報告？

有機會我都會鼓勵規劃專案的同仁上台報告，做報告前先對焦大綱、做完後練習個2-3次，不斷調整修正，訓練提案的技巧。

雖然上台提案的壓力很大，但掌握這幾個差異，是你蛻變成一名專業工作者的關鍵。