在專案中搞定「人」的因素永遠是最困難的

之前有一次在配合別人進行專案，到達專案尾端的時候，某個部門突然表示沒有辦法把當初要求的產品做出來，當然受到牽連的人就開始興師問罪了。

仔細想想，我們工作上常常可能一忙就忘記了要和其他同事打好關係或是適時的溝通，導致最後期望有落差。

而「經營利害關係人」是在執行專案時非常重要的一項能力，有時候可能甚至比硬實力還要來得重要。

所謂的經營利害關係人，就像是在地上放一條木樁 (Put a stake on the ground)，這樣產生了定錨的效果，可以讓大家知道起始點以及預設的期望有哪些。

透過這個定錨點確保所有參與專案的人目標和想法一致。

今天就來分享一些我常用的「經營利害關係人」技巧。

首先，判斷自己的利害關係人是誰

我的起手式是先判斷自己的利害關係人有誰，我的決定可能會影響誰的工作，而引響的範圍又多深遠。

步驟其實有點像在剝洋蔥，只是我們要反向思考誰會在洋蔥的正中心，影響最多的人會擺在最內圈。

然後再逐漸的往外圍去找出利害關係人，愈是外圍的人所受到的影響就愈小。

愈內圈的利害關係人愈重要，因為他們通常也要對做出的決策負責。

不要讓別人期望落空，並且做好溝通

接下來就是設定期望 (Set expectation)，而這通常不是幾封 email 或是可以從檔案的字裡行間就理解的 (其實是因為多半的人不會仔細看)，所以在每個專案剛開始前我都會邀請大家參與專案的說明會議，讓大家知道：

1. 為什麼要執行專案
2. 我們要做什麼事情
3. 我們如何解決問題
4. 誰會參與這個專案
5. 什麼事後會做什麼

以便我的利害關係人了解他們需要付出什麼，以及可以得到什麼。

想要兌現承諾意味著必須按照專案的計劃，並定期溝通讓大家知道進度，遇到的挑戰，和可能要執行下一步。

溝通看起來很容易，但是在龐大的組織裡頭其實有點困難，因為通常別人不太會知道你在忙什麼，甚至不想要配合。

我一直記得以前讀大學時某個教授講過的話：

如果你想要趕上一班火車，你最好在火車出發前就先上車。因為一旦火車開始加速你才開始追趕，跳上車卻失敗的後果可能不堪設想

所以我們不只要確保資訊的透明，更重要的是保持大家的參與感，以免事情掉鏈。通常我會用這些方式：

1. 建立每週會報幫參與專案的人養成跟進的習慣
2. 在每次會議後發送回顧電子郵件，以便大家了解更新的情況
3. 提前找出潛在的挑戰並在事情發生之前提出來

關鍵是永遠不要給利害關係人製造不必要的驚喜 (Never surprise your stakeholder)。

找到槓桿來說服利害關係人

當然職場上一定會有那種利益不合的情況，有時候配合的對象就是雙手一攤，擺出一副不然我能怎麼辦的態度。

面對這種情形，就應該要提前找出對方在乎的事情。

好比說對方的老闆在意什麼事情，對方的部門有哪些 KPI，對方營運上的痛點有哪些？

因為在配合專案的時候要付出資源，如果今天別人平白無故付出了資源，但是功勞都被別人搶走，那對方其實就沒有配合的動機。

如果可以，盡量試著去找到雙贏的局面，利用一些槓桿來去強化溝通和達成共識。

必要時，放下執著

如果沒有辦法達成雙贏，那退而求其次，單方面的達成成果也是一個選型。

有一次我在進行全球專案的時候，雖然開頭表明是希望所有區域國家都能受惠，但是因為在落地執行的時候南美洲遇到困難而選擇退出。

所以最後我們分別在歐洲和亞洲區推出專案，然後事後在從成功的區域學取經驗，然後針對南美洲客製化。

因為做決定的終究是人，所以了解對方擔憂的事情並且找到可以互惠的解決方法才能順利經營好關係。

以結論而言，經營利害關係人包含了判斷自己的利害關係人有誰，設定好期望，確保溝通順暢，以及找到槓桿來說服利害關係人。

最重要的是盡量避免不必要的驚喜，以建立共同目標，溝通進度，和達成目標來強化利害關係人的關係。