高效工作的迷思

閱讀時間約 2 分鐘

高效工作的標準是什麼?

是用最短的時間完成?還是完成案件數量的多寡?抑或是工作品質的高低?


人類自18世紀工業革命,至20世紀的資訊革命,文明的演變有了極大的突破。機械、電腦、AI等加入各種產品的製造供應鏈中,大大提升了人類生產的效率,連帶影響人類的思維模式、及看待人腦運作的方式。

人們開始認為,人腦如電腦,只要透過標準化、工業化的方式,就能夠產生最高的工作效率。事實上,電腦的發明,也是人類透過想像與模擬人腦的運作方式產生的。

這種「人腦如電腦」的迷思,直到近代神經心理學的研究才被打破。

最大的差別就在於,有別於電腦強大的運算能力(在有插電的狀況下),人腦的「心智能量」是有限的。


工作是「意志力」與「做決策」的結合,兩者的來源是心智能量。

工作需要意志力,因為從打卡上班到下班,每天的工作都包含許多「該做卻不想做」或「想做卻不能做」的事情。

要達到高效的工作,必須要用到意志力去控制自己的行為。

做決策也是。

不要認為只有職位高的人需要做決策,一般行政工作者也是需要天天做決策:

「哪些事情要先做?」「這些事情要怎麼做?」「怎麼做才不會產生問題?」

好的決策能幫助自己達成良好的工作結果,做決策亦需要心智能量。


回過頭來,怎麼樣算是高效的工作?

我的答案很簡單:「重要的工作優先做,不重要的工作之後做,甚至不用做。」

因為人們一天的心智能量是有限的,若將心智能量用於處理不重要的工作,就會壓縮到處理重要工作的時間與精力。

道理很簡單,大家都懂,但為什麼總是本能地傾向先做不重要的工作?因為大家心中都有「高效能的迷思」:這些事情容易、簡單、易完成,自己一天的工作中一定要完成幾件事,才算有效率;但反過來,重要的事情就一而再、再而三的被無限延後,最後導致更大的問題(因為這些重要的工作通常都很困難、需要花更多時間處理它)

這種工作方法違反人性的直覺,所以才需要用意志力和決策把自己導入正確的方向。


我們的目標是把少數真正重要的事項做到優異,而不是完成所有事情,但每一項都平凡無奇。

人腦不是電腦,衡量工作表現的指標應該是做事的成果,而不是投入多少的時間成本。

我們應該將精神全神貫注地用於那些少數真正重要的工作,將其「品質」達成最高,而不是平均分散精力到所有工作,但每件事都不上不下。

用戰爭來譬喻,一個好的將領可以策略性地輸掉一些戰場,但最終贏得整場戰爭。

如此「策略性地不稱職」,能夠提升你的整體工作表現。


所以,每天上班都問自己,今天最重要的工作是什麼?然後就放手去做吧!


p.s. 上級主管交辦的事情是例外,需要馬上處理。因為主管其實無法得知你具體做了哪些事,唯一知道的是你是否完成他的交辦工作。所以這是他衡量你工作效能的唯一標準。


---

延伸閱讀1:《工作的方法》

延伸閱讀2:《每天最重要的2小時》

大學是教育系畢業,曾當過義務張老師,最後決定主修輔導。原本立志到偏鄉當熱血教師,卻誤打誤撞來到天龍國蛋黃區。在陪著太太創業的過程中,培養出對管理的興趣。教育理念是多元適性,不放棄任何一位孩子,讓每位學生都能發掘並發揮120%的潛能。目前是雙寶爸,享受著這場關於教育、管理與生活的哲學旅程。
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