【讀書筆記】一週工作4小時P181

今天與大家分享書名「一週工作4小時」。

從現在開始，下定決心要周遭的人保持專注，避開所有沒有明確目標的會議，不管是面對面或是遠距會議都一樣。你可以有技巧地做到，但是你要有心理準備，有些愛浪費時間的人在你公事公辦時，會覺得不受尊重。等到大家都瞭解

你的方針就是專注工作，而且絕不改變，他們會接受事實，不再在意。不滿最終都會釋懷，不要忍受笨蛋，不然你也會被同化。

訓練周遭的人更有效率是你的責任，沒有人能夠代你做到。

我的建議如下:

1.既然多數的事都不是緊急的大事

你必須引導對方接受其他溝通方法，最好的是電子郵件，接下來是電話，最後才是面對面開會。如果有人提議開會，請他們寄電子郵件，不行的話，提議電話聯絡作為緩衝。你可以向對方提出急著要完成的工作當理由。

2.可能用電子郵件回覆語音留言

這樣可以訓練對方言簡意，幫助他們養成習慣。

與電話的開場白一樣，電子郵件的內容必須能阻止任何多餘的回應。因此，如果你寫「我們約下午四點，好嗎?」可以改成「我們約下午四點，好嗎?如果可以的話 .如果不行，請給我三個你有空的時間。」

在你減少收信次數後，「如果.那麼」的討論方式變得更重要。我一週只收一次信，因此我必須格外注意如何回答，不會讓對方需要再提出「如果不行的話?」的問題，然後又要等我回答，或是還需要其他資訊。舉例來說，如果我懷疑貨物尚未送到貨運站，我會寫封電子郵件給貨運站經理，格式是:「蘇珊，妳好 請問你們收到剛出廠的貨物了嗎?如果已經送到，請告訴我 如果沒有送到，請聯絡約翰，電話***-****，電子郵件john@doe.com(我也有寄送副本給約翰)，並請告訴送貨日與貨物編號。

約翰，如果貨運有任何問題，請與蘇珊聯絡，電話是***-****，她有限代我做最高五百美金的決定。如果有緊急狀況，請撥打我的手機，但相信你們能處理好。謝謝這樣寫可以防止大部分的後續問題，避免兩人分別與我聯繋，我也不必插手處理。

當你發電子郵件詢問時，養成考慮「如果 .那麼」的情況，提出備用方案。

3.召開會議的目的是對已有明確定義的事做決定，而不是為了界定問題

如果有人提議見面，或是「約時間在電話上談」，請對方寄信給你，列出界定會議目標的議程表:

可以啊。你能將議程表以電子郵件寄給我嗎?讓我事先準備我們要討論的主題和問題。如果可以的話，那就太好了。先謝謝你的幫忙。

不要給他們機會推，說「先謝謝你的幫忙」，而不是直接回絕開會，這樣你更有機會收到關於討論主題的郵件。

電子郵件可以迫使對方思考與界定，他們想從會面或電話討論中得到什麼結果。十之八九，會議都是不必要的，透過電子郵件得知需要討論的問題後，你可以直接回答。迫使他人養成習慣。有五年多的時間，我沒有召開過任何業務會議，電話遠距會議的次數也不到十二次，開會時間皆不到三十分鐘。

4.如果你非得會面或舉行電話會議，只要講三十分鐘，定下結束時間

一定要設定討論方向，盡量簡短。如果議題明確，得出結論應該花不到三十分鐘。明確說出你在幾點幾分要趕去做其他事，讓你的理由更為可信(例如三點二十分或三點三十分)，強迫對方專心討論，避免交際、問候和拖延。如果你一定要出席一項長時間的會議，或是沒有設定明確主題的會議，告知會議召集人，你希望能先講完你的部分，因為你在十五分後有工作要理。如果有必要，假裝接到緊急電話，逃出會議室，讓別人轉述會議內容給你。另一個選擇實話實說，直接講出你覺得這場會議有多沒意義。如果你選擇這條路，要先做好被開除的心理準備，或是提出其他可行方案。

5.辦公室隔間是你的聖殿，不要讓人過來串門子

有些人提議掛出「請勿打擾」之類的牌子明文宣示，但我發現除非你有辦公室，牌子都會被忽視。的方法戴上耳機，即使我根本沒聽音樂。如果有人無視這項不歡迎訊，我會假裝

講電話。會將手指放在嘴唇上，說「聽到了」之類的話，然後再對話筒說:「請你等一下好嗎?」接著轉頭對侵入者說:「嗨，需要幫忙嗎?」我不讓他們「等下再來找我」，而是強迫對方用五秒鐘說明來意，如果有必要的話，之後再寄電子郵件給我。

如果耳機的伎倆你不太在行，對於侵入者的反射性回應就得和接電話的開場白一樣:「嗨，某某某，我現在正在忙，需要幫什麼忙嗎?」如果對方無法在三十秒內說清楚，請對方寄電子郵件說明。不要一開始就請對方寄電子郵件，說:「我很樂意幫忙，但我得先完成手上的工作，你能寄封電子郵件提醒我嗎?」萬一你還是不能擊退入侵者，告訴對方你還有多少時間，這招也能用在電話上，像是:「好，我兩分鐘後要接一通電話，請告訴我有什麼問題，我能提供什麼協助?」

6.運用「小狗交法」訓練你的上司與他人，培養不開會的習慣

小狗成交法的命名由來，源於寵物店的銷售策略:如果有人很喜歡一隻小狗，但遲遲不肯買下小狗改變原有的生活。

寵物店會提議讓客人先帶小狗回家試養，如果改變主意，他們可以退回小狗。當然，貨很少發遇到有人不願做出永久的改變時，小狗成交法能發揮寶貴的功效。請他們「試看看」，給他們嘗試後反悔的機會，好讓你得寸進尺。

比較以下兩個例子:「你一定會很愛這隻小狗。在牠十年後壽終正寢前，牠都會是你的負擔。你再也不能無憂無慮地出門度假，更有機會在各個地方撿狗屎，你覺得如何?」VS.「你一定會很愛這隻小狗。何不先帶牠回家，試養看看?如果你改變主意，只要把送回來就行了。」

現在想像你在走廊走近老聞，一手搭在他的局膀上:

「我想要出席會議，但我有個更好的想法。乾脆別再舉行任何會議，因為開會根本是浪費時間，做不出任何有用的決定。」

VS.

「我想要出席會議，但是我忙翻了，有幾件重要的事一定要完成。我可以在外頭辦公嗎?只有今天而已，不然我也無法專心開會。我保證我會找某某某同事，瞭解會中的討論和決定。這樣可以嗎?」

第二種方案聽起來比較不像永遠拒絕開會，因為你故意讓提議聽起來像暫時的要求。不斷使出這一招，沒去開會時，一定要比出席會議的同事完成更多工作。盡可能玩這個消失戲法，表示你的生產力因此提升，漸進性地將請求變成永久性的改變。

模仿小孩子說:「只要這次就好!拜!我一定會做某某事的!」父母都會受騙，因為孩子總能抓住大人的弱點。這招也可以在老、商、客戶與全世界的人身上。懂得用這招，但別上當。如果老闆要你加班，你若回答「下不為例」，他們以後就會視為理所當然。

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