【樓友來信】如何克服拖延症並提升工作效率

當小盒子收到這樣的提問，立刻勾起了以前的回憶，想起自己也曾經有過這樣的時刻……

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記得在研究所的時候，就常跟同學開玩笑說，我們都是最後一秒小姐，每次報告都要拖到最後一刻才要開始動工，然後壓線交作業。

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雖然有時候是因為真的沒動力沒靈感就是發懶不想寫，但更多時候其實是擔心自己做出來的東西不夠完美，以致於遲遲不敢交卷。不過今天不是要來跟大家討論如何對付自己的拖延症，而是從過來人的角度分享，有哪些方式可以降低這樣的情況。

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不得不說，常常擔心自己想得不夠周全，或是只要某個地方卡關就動彈不得，這樣的個性對於初入職場的我而言，真的是一個很大的致命傷。

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還記得有一個自己非常欣賞尊敬的主管曾告訴過我：「醜媳婦總是要見公婆」，他鼓勵我，當接到任何任務的時候，不要只是自己一股腦地埋頭苦幹，應該先和主管對焦確認需求，然後主動回報進度，這樣不只可以讓交辦任務的人安心，可以提前掌握進度，也才能讓其他人知道你可能目前卡在哪裡，需要什麼協助。

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求助，並不丟臉，這反而是更勇敢負責任的態度，而不是等到最後一刻沒辦法完成，也沒留給其他人補救的餘地，那才真的是最糟糕的。

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後來也在一次次的練習中，我開始慢慢養成以下習慣：

▌接到主管指派的任務，當下先與主管對焦

雖然有些人會說主管在交辦任務的時候也常常說不清楚，但必須說有些時候是因為他們本身能掌握的資訊也確實有限，所以我們要做的第一件事就是，盡可能在當下就先確認可以想到的所有問題，包含要產出什麼東西、目的與溝通對象有哪些、什麼時候要交付等。如果可以，當下如果有初步想法，也可以先跟主管確認預計進行的方向，以及提供一個預估可以先有初版進行討論的時間。

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▌定期主動回報進度

試想今天如果你是主管，當你交辦了工作卻一直沒得到任何消息，面對未知你一定也會有不安，除非是自己已經很熟悉的工作夥伴。一開始會建議寧可主動高頻率的回報，等到建立起彼此的信任後，再逐漸找出彼此的工作默契。

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▌告知目前遇到的挑戰、及時求救

有些時候在進行工作時，可能遇到一些挑戰或困難，可能是某些關鍵資訊找不到、跨部門溝通不太順暢、甚至可能需要比原先預估的更多時間等。當評估自己確實沒辦法立即解決眼前的阻礙時，立刻主動尋求主管協助，並告知自己已經嘗試過哪些努力與評估之後，確實沒能取得進展，需要他的幫忙，相信這時候的坦誠相對絕對會比隱瞞來得更令人感激。

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▌為自己預先保留時間，提高提早完成的可能性

如果在接到任務時有機會為自己多預留一些時間和空間，相信是不少成熟的職場工作者的習慣，因為這樣做有時候反而可以營造一種自己總是可以提早完成交辦任務的高效形象。但要能夠準確預估自己的工作進度和可負擔的工作量，也是需要經驗的累積，這部份我也都還在努力練習。

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▌主動分享階段性成果與自己的額外付出

這一點其實不能說是我自己養成的習慣，而是在和身邊朋友討論起類似話題時，來自朋友的建議。如同前面第二點提到，很多時候我們沒有主動回饋，主管其實很難知道我們到底做到哪裡，又做了哪些努力，所以適時的主動分享階段性成果，甚至是自己為了這個專案這個任務額外付出了哪些努力，有獲得哪些額外收穫，也可以主動和主管、工作夥伴分享，這也都是在累積與別人對自己信任資產的過程，也在一點一滴建立自己的工作形象。

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以上這些說起來容易，但要完完全全做到真的不是一時半刻就能夠達成。要讓自己逐漸養成習慣，也是需要經過一次又一次的練習，但我們相信只要你願意，一定可以熟能生巧，有所進步而做得越來越好。

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