《最高效益的時間管理》－用目標來管理時間

書名｜最高效益的時間管理
作者｜粥左羅
出版｜時報文化

小時候，上學覺得時間過好慢，希望能趕放學回家；長大後，想做的事情更多，覺得時間過好快。對於時間管理，有些人可以有效地規律生活作息不慌張，有些人卻是滿臉焦慮覺得時間永遠不夠用，也認為明明規劃好行程，覺得很完美可以做到完成，但為何實際卻和想像完全不一樣，感覺自己在「瞎忙」。
本書《最高效益的時間管理》作者粥左羅是位個人成長專家，在新媒體經驗近十年，從月薪兩萬二台幣的網路小編，成長為年收兩百萬的新媒體副總裁，他認為所謂的時間管理不只是每天早起一睜開眼開始自律規劃時間，作者也說，他原本不是一位早睡早起的人；每天做計劃也完成不了；列願望清單有一半也實現不了，「真正的時間管理，是在規定的時間內做出實打實的成績，讓改變真正發生，實現真正種的目標」。人們時間都一樣，一天只有24小時，在這24小時中，上下班到晚上吃飯睡覺就占走了一大半，本書作者用目標來規畫時間，並且讓讀者們了解四種時間類型：重要且緊急的事、重要但不緊急的事、緊急但不重要的事、不重要且不緊急的事，以及如何將我們認為「很重要」的事情從效率低變成效率高。想做時間規畫，但每每卻失敗告成，這本書很推薦給你。

⏰為什麼需要時間管理?

我們都知道時間每分每秒很重要，但真的需要做時間管理嗎?作者請讀者們先問自己幾個問題：
我在工作、事業方面，有沒有想實現的目標?
我在生活健康、學習成長方面，有沒有想實現的目標?
我在婚姻經營、家庭經營方面，有沒有想實現的目標?
如果以上問題，你的答案都是「沒有」，那你就不用學時間管理，只有目標的人，才需要學，那什麼是時間管理呢?從字面上看就是對時間的分配和利用，有些人說時間是不能被管理的，作者認為這是錯誤的，下班後有閒置時間，我們能選擇這些時間做什麼，也是在管理它，而說「時間是不能被管理的」的理由是：每個人的時間都是有限的，一天只有二十四小時，一年只有三百六十五天怎麼管理也不會變得更多。但也因為時間有限，我們才需要更好地管理它，更合理地分配和利用它。如果時間是無限的，自然就不需要費心去管理了。

⏰把時間留給目標

或許有人會說：「我就算不做時間管理，很多事情也能如期完成。」作者舉出兩種情況：
一、事情比較簡單，我們不知不覺就完成了時間管理
二、很多事情，從小到大都有人幫我們做時間管理
作者在舉出三類不做時間管理，注定完成不了：
第一類，需要自己獨立負責的事情
第二類，相對複雜的事情
第三類，時間週期相對較長的事情
人喜歡從簡單開始做起，當你從簡單的事情開始填充時間，能做困難的事情相對就會越來越少，甚至覺得沒做也不影響生活。當產生出這樣的想法，焦慮也跟著來臨，因此，先把時間留給目標，再把目標填充進時間，先把目標拆分成階段性目標，在對應階段性目標設計任務，然後把這些任務分別填充進一週或一天裡。

⏰任何改變都需要時間

改變是條漫長的路，減肥需要時間、學技能需要時間，由於這條改變之路實在太長，也有一些人會選擇中斷調頭返回。人的改變可以分為兩種，一種是革新性改變，另一種是精進性改變。

• 革新性改變是突破性，用來打破原本生活枯燥。比如決定結婚、決定創業。
• 精進性改變是漸進式。一點一點地取得進步。比如用一年時間日益精進自己的寫作能力。

這兩個改變都是我們需要的，要實現革新性，需要的是勇氣；要實現精進性，需要的是等待。但光只用想像是不夠的，你可以列出改變清單。
作者會問自己：如果我想在一年、兩年或三年擁有更好的發展，那些是現在的關鍵限制因素?
每個成長階段，接觸的事情與環境會有所不同，內心就會發出想改變的聲音，比如，遇到不適合的人，需要鼓起勇氣結束一段不合適的感情；覺得待在自己的家鄉會埋沒自己的才能，需要下定決心到大都市。
作者在問自己：在人生每個階段，哪些輔助改變可以很好地配合核心改變?
輔助改變不是解決問題的核心，而是配合，比如，想學習口說英文，可以請線上老師，能勇敢說出。
再次，分清楚那些可以同時進行，哪些不可以。
比如，養成早睡早起習慣，能維持好身材、膚況及黑眼圈漸漸變好、身體也變得健康。而練習寫作、學語言、運動，就很難同時進行，因為三種都是精進式改變，需要長時間執行，如果真的想全都達到，就需要分階段進行，一個階段只專注一個目標。
最後，以上問題全都理清，再梳理一遍。

⏰每個階段都重新調整並反覆檢視目標

「集中一段時間完成自己要做的事情後會突然鬆懈，這種鬆懈是因為身軀動力不足嗎?」這段話是作者在社群裡徵集時間管理問題，作者解釋，一開始有明確目標，讓他在這段時間當下專心，當目標消失了，覺得就不需要做時間管理了，因為時間管理是為了實現目標。那該避免這種情況發生呢?

• 首先，盡量不出現長時間的目標空窗期－要越戰越勇，挑戰下個目標。
• 其次，盡量每一段時間刻意提升目標－財富持續累積會有複利效果，目標亦也是，達成一個階段性目標後，要讓自己的目標繼續升級。
• 最後，每隔一段時間要重新確認目標－不一定非得改變目標，問問自己是否要調整。

⏰區分事件類別

當你事情越多必須分為四類事：重要且緊急的事、重要但不緊急的事、緊急但不重要的事、不重要且不緊急的事。但大部分人喜歡做更緊急而非更重要的事，作者舉出三種人為何傾向於做更緊急而非更重要的事：

• 人傾向於做可執行性更強的事
  意思是：簡單的事比困難的事的可執行性強；具體的事比抽象的事的可執行性強。

舉例－
A：週一要面試，週末我要去商場買一套合適的衣服。
B：學一下穿搭管理，衣櫃裡準備好常用的套裝。
A事項比B事項更簡單、更具體，也因此，常將這當作緊急處理，反而效率低。

• 人喜歡確定性，厭惡不確定性

A：寫一篇稿子、拜訪一個客戶、參加一個會議...
B：找到自己未來三年的寫作定位、梳理自己的社交網路並做分析
對於A事項，一天下來有許多代辦事項等著去做，感到充實；B事項需要長時間完成，當時間一拉長，會產生一種挫敗感，感覺做了一天，什麼都沒做成。
人喜歡立即得到回饋，當完成一件事情，得到主管同事的讚賞，這些成果是能立刻看到，對於B，其回報發生在未來，對於未來，並不知道持續做這件事會不會有回報，因而產生疑惑。

• 人傾向於做擺脫風險的事，而非增強安全性的事

A：客戶投訴需要立即處理
B：培養關鍵職位的儲備人才
B事項為增強安全性，但我們會不得不先做A，因為它有可能會有很大的風險。

以上三點都符合人性，時間管理前提是不能違背人性，我們也很難做到優先處理更重要而非緊急的事，我們要做的是：順應人性，將重要但不緊急的事轉為重要且緊急的事。那該如何做呢?作者舉出三個原則：將彈性的轉為限時、將長期轉為短期、將抽象轉為具體。
👉第一步：替重要但不緊急的事設定一個具體、現實的目標
比如，你想換工作，是想換大公司還是創業公司?要多久換?若沒有具體的時間及目標，就無法執行，沒有限時的目標，必然會一拖再拖。
👉第二步：拆分目標實現流程，列出具體的任務清單
當你有具體、限時目標了，就開始將目標拆分，比如要經營自媒體，幾月幾號要做什麼事、幾月幾號思考經營帳號定位。梳理小目標，可執行性大幅度增強，也清晰知道分別需要做什麼及大概時間點，更重要的是清楚當下要做什麼。
👉第三步：拆解任務，列出具體的待辦清單
將目標拆解完，接下來就是要開始將任務拆解成動作。再拆解前，需要分析整體上的任務，若你的目標沒有到很複雜，不需要把每個階段任務都拆解，若只為了拆解，執行的積極性可能會降低。
👉第四步：定期復盤、調整、激勵，確保目標最終按時完成
當階段性完成一些重要任務時，別忘了獎勵辛苦的自己，除了得到別人的掌聲，讚賞、認同自己可以持續完成後面事情。

⏰有拖延症該怎麼辦?

想努力完成一件事情，但身邊有手機就會忍不住想去滑，一滑就是好幾個小時，等到覺得已經可以了，才發現花好多時間在手機上，又或者，主管交辦五天後的工作，想說時間還很多可以慢慢做，結果時間一到，發現什麼都還沒動，開始急於趕工，也會感到懊惱，下定決心不在拖延，最後還是被誘惑給打敗，不停地循環。拖延，也是人的一種天性，我們也有懶惰的時候，作者說他也有重度的拖延習慣，但他並沒有刻意解決它，為什麼呢?因為面對真正不允許拖延的事情，他一定會按時完成。作者認為，拖延不等於效率低，因拖延會拖到最後一刻才開始做，反而讓作者覺得做事效率很高，只要善用拖延，也是一種高效安排的時間手段。在時間安排上，你應該先預先評估自己完成任務的能力，並評估以最高效率完成任務需要多長時間，然後從截止時間往前推，推算出你的任務開始時間。雖然作者說拖延可以讓做事效率高，但有時有是會無法達成預期時間，而產生罪惡感。關於這點，作者舉出五點原因：
一、不能準確估算完成一項工作所需的時間，而且經常出現低估的情況
當你開始要準備一份報告，需在三天後準時交，首先，先評估這份工作你能在幾天完成?算準之後在那時間點做，別提前做，因為人有惰性，提早做不會比較快。
二、對自己的能力評估不準，而且經常出現高估的情況
因你高估了目前的情況，想著這件事情很簡單，答應對方會在今天內達成，結果到最後還是得延後繼續將事情完成。
三、長週期全盤規劃能力不夠，時間安排不合理，造成工作全擠在一起
比如，你身邊有個工作需要再週四完成，而這個任務需要半天才能完成，所以你計畫周四開始做，到了當天發現，之前的工作也是要今天要完成結果忘記，而將全部工作擠在一起
四、因為習慣性追求完美，經常拖到截止時間後才完成
因對自己要求完美，認為做好比完成更重要，結果截止日到了卻在之後才交稿，不僅給人不好的印象，也讓許多代辦事項跟著延後，讓自己越做越多。

現實世界裡，所有事情都是有期限的；如果不能規定時間內完成，那你所謂的把事情做的完美就沒有意義。

五、做事經常沒有明確的截止時間和獎懲制度
比如你跟主管說：「下個月就交稿」，一個月有很多天數，是指哪天呢?明確訂出時間，在時間內達成，給自己一個獎勵；若沒達成，就是懲罰。
拖延不是問題的核心，而是你是否能按時完成任務。

時間除了規畫自己所做的事情，身心健康及人際關係也得規畫進去，人是群體動物，需要被溫暖，多出時間好好陪伴家人及伴侶朋友們，人的生命有限，當你覺得事情做得差不多可以好好陪伴身邊的人時，因你長期埋沒在自己的事情上而忽略身邊的人，要回到從前需要花時更多時間以及心力。工作及目標固然重要，但身邊的緣分得來不易，也要好好珍惜。

書內也有提到規畫除了日計畫，還有週、月、年計畫，許多人規畫只有當天，並無規畫未來，或者對於未來，只說個大概，沒有具體。就像路走到一半後面就沒路中斷了，只能調頭，這些計畫你可以隨時檢視調整。

時間記錄就和記帳一樣，沒有記帳時，都不知道錢花去哪，只知道為何口袋裡的錢越來越少；記帳後，才知道自己的消費地方都在哪。時間，一分一秒在流失，這是大自然定律，我們無法改變，我們能改變的是：做好時間規畫，復盤及檢視目標。