日常工作忙到分身乏術, 該怎麼兼顧自我成長?

收到來自網友的提問, 關於主管推動員工成長的做法帶給他的困擾。他說自己目前擔任業務助理的職位, 平常處理訂單、出貨、報表等各種雜事就已經分身乏術了, 偏偏主管在現在這個接近年底的時間點提出, 為了訓練大家的計畫和簡報能力, 部門裡的每個人都需要做一份明年工作上的年度計畫, 接下來還要安排會議讓每個人上台簡報5分鐘。他一方面覺得助理的工作很雜、每年的工作都很類似, 沒什麼好特別報告的; 另一方面也覺得本職工作已經夠忙了, 根本不想再花時間準備簡報。他想知道該如何應對這種額外的要求。  

我認為這個問題可以延伸成兩個層面, 一個是如何應對主管提出的、看起來立意良好的額外要求; 另一個層面則是當日常工作已經忙到分身乏術時, 該怎麼做才能兼顧自我成長。

以自己的職涯目標來決定回應主管要求的方式

首先, 需要先理解「發展並提升團隊的能力」本來就是主管職的年度指標之一。而主管在年底即將做年度考績評估的時間點突然提出這樣的要求, 有很高的可能性是希望能幫自己增加一些具體的事蹟來呈現這項指標的達成績效, 這是主管的需求。對個人來說, 可以把這個需求當作需要額外花時間應付的負擔, 也可以當作一個機會。用哪個角度來看, 全以自己的職涯發展規劃為考量。

如果沒有遠大的職涯發展目標, 也滿意目前助理的工作類型, 那簡單做幾張簡報陪主管完成這個程序就好。但如果有企圖心想追求更好的發展, 這就是一個提升自己、表現自己的好機會。可以仔細想想5分鐘的簡報裡如何呈現出你身為業務助理「清楚自己定位」、「今年貢獻的價值」以及「明年可以更進一步產出的價值」, 這等同於為自己的工作做一次系統性的思考和盤點, 不僅能讓主管更進一步認識你, 增加未來在公司內部發展的機會, 接下來如果有對外面試其他工作的機會也會很有幫助。

在之前的文章<想升遷? 在這4方面展現成熟度>

曾經提到, 「思考的宏觀度」是從初級往高級職位的發展路上, 需要表現出越來越高成熟度的其中一個面向。但如果在目前的職位上就已經忙得分身乏術了, 該怎麼做才能兼顧自我成長, 提升自己的思考宏觀度呢? 我認為可以從下面3件事做起: 

1.從現有工作小幅度擴張

談到工作上的自我成長, 大部分人先想到的都是需要預留一個完整時間才能做到的安排, 例如: 利用下班時間上完半年的進修課程、週末固定時間閱讀產業相關書籍..等, 但這些需要完整時間才能完成的事情很容易因為加班或是私人社交活動的安排而中斷。其實, 從目前手邊的工作慢慢做小幅度的擴張是最容易做到的自我成長安排, 這也是我自己在職涯初期得到的經驗。

大概是我出社會工作3-4年的時間點, 當時的主管曾經對我提出建議, 他說除了手邊負責執行的專案之外, 建議我額外花點時間看看每期的市場調查資料, 以幫助提升自己的思考。當時我很直覺的回應: 「可是我每天手邊的事情都很多, 如果要留時間看市場資料, 那分配給我的案子就要少一點, 這樣我每週才能留幾個小時專心看市場資料」。但在緊湊的工作步調中是不可能有時間被完整預留下來只為了專心看資料的。因此, 一直到換工作離開這家公司的時候, 我對市場資料仍然很不熟悉。到了新公司, 我很快就發現在這裡所有行銷部的同事都很擅長運用市場調查報告裡的數據, 每個人對於自己負責的專案在市場上看到了什麼影響也都很清楚。在生存的壓力下, 我開始養成一邊執行專案一邊關注相關市場數據的習慣, 不要求自己一下子消化整份市場報告, 但跟自己手邊負責工作相關的數據一定會挑出來看清楚。我始終沒辦法做到每週預留完整的時間來看報告, 但從小範圍做起, 每天在日常工作中多花幾分鐘留意數據, 在熟悉市場報告的格式和邏輯之後, 就能用更少的時間掌握更多的資訊。

2.化被動為主動, 根據職涯規劃爭取公司資源

在比較有體制的公司裡, 每年一定都會安排幾個訓練課程是讓員工暫時離開工作職責、有完整的一兩天時間接受外部講師或內部講師的培訓。既然都要空出這些時間, 與其被動的接受公司安排的訓練, 不如更主動的利用這些既有的資源, 可以更積極地跟主管或人資部門建議訓練的方向和主題, 讓這些訓練符合自我成長的規劃。參加外部活動和國外的會議等也都是公司的資源, 只要符合自己的成長計畫, 這些都是可以主動跟公司爭取的機會。

3.善用觀察來作不花時間的學習

有時候學習是不需要額外花時間的, 只要清楚自己的成長目標, 每個跟別人互動的當下都能透過觀察得到一些學習。有段時間我特別想加強自己的英文簡報能力, 於是在每個跟高層主管或是國外團隊的會議中, 當別的同事都在埋頭看電腦時, 我把時間用來觀察主講者的簡報, 我的觀察點包括: 不同的人怎麼做開場、講的內容跟簡報上的內容怎麼搭配、哪種講法讓大家都有興趣聽、哪種講法讓大家都走神了、什麼事用什麼字來說聽起來更專業...等。看到好的做法, 我會在下次有機會簡報時試著運用。對我來說, 本來這幾個小時就是要坐在會議室裡的, 我可以選擇發呆放空, 可以選擇分心處理手邊的其他工作, 也可以選擇用觀察的方式來學習能幫助自己成長的事。  

在職場上自我成長很重要, 但用太理想化的方式來執行往往不容易持久。善用現有的資源、從小地方做起, 只要能持續, 慢慢就能累積出成效。

Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場, 目前從事英文履歷及面試諮詢輔導工作。

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