人力盤點可以這樣做！

台灣少子化、高齡化的現況，已對就業市場造成顯著的影響，如何讓"人材"進得來，穩定下來變"人才"，進而變成公司的人財；組織人力盤點確有必要！

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組織進行人力盤點的目的是什麼？

準確了解和管理運用人力資源。

透過人力盤點，組織可以評估員工數量、職位和技能需求，確定是否需要進行招聘或裁員，並制定合理的人力資源策略和預算。

此外，

人力盤點可以幫助組織識別人才儲備和培養計劃，確保人力資源的合理配置和營運效率。

人力盤點的順序又是什麼呢？

• 資料準備：

收集相關的人力資源數據，包括員工名單、職位信息、薪酬條件、離職率等。

• 員工資料複查：

確定員工的在職狀態，包括全職、兼職、派遣人員等。

• 職位評估：

評估每個職位的重要性和價值，確定組織中的不同職位。

• 員工資料更新：

確定每個員工的基本資料，如姓名、職位、工作時間、薪資等。

• 員工記錄檢查：

檢查員工的培訓記錄、績效評估、獎勵、懲罰等紀錄。

• 員工離職情況：

確定員工的離職情況，包括離職原因、離職日期等。

• 員工需求評估：

評估組織的人力需求，確定是否需要進行招聘或內部調動。

• 數據分析和報告：

收集到的數據進行分析，生成人力盤點報告，提供給組織管理層參考。

需要注意的是，具體的人力盤點順序可能因組織的規模、行業和內部流程而有所不同。

圖:鄒靜修

人力盤點的方法有那些呢？

可以根據組織的需求和資源狀況而有所不同，以下是常見的人力盤點方法：

• 員工清點：

這是最基本的人力盤點方法，組織對每位員工進行記錄，包括姓名、職位、僱用日期、薪資等。

• 職位評估：

評估每個職位的重要性和價值，以確定組織中的不同職位。

• 人力需求分析：

評估組織的人力需求，包括員工數量、職位需求、技能需求等。

• 離職分析：

收集並分析員工離職的原因和模式，以評估組織的汰留策略和問題點。

• 員工技能評估：

評估員工的技能和能力，確定是否具備滿足組織需求的技能。

• 組織結構評估：

評估組織的結構和層級，以確定組織中不同部門和職能之間的關係和溝通流程。

• 員工調查：

通過問卷調查或面談等方式，收集員工對組織的意見、需求和反饋。

• 數據分析和報告：

對收集到的數據進行分析，生成人力盤點報告，提供組織管理層參考。

以上方法都可以單獨使用喔。

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人力盤點後的資料如何使用？

人才管理

• 招聘和甄選：

使用盤點資料來評估員工的技能、經驗和教育背景，以便更好的匹配職位需求。

• 人才發展：

根據員工的技能和興趣，制定培訓計劃和晉升機會，提高員工的職涯發展機會。

績效管理

• 績效評估：

利用盤點資料來評估員工的績效，確定獎勵和績效改進計劃。

• 目標設定：

根據員工的能力和組織目標，設定具體、可衡量的工作目標。

薪酬管理

• 薪資制定：

藉由分析員工的薪資水平，確定合理的薪資標準，以維持競爭力和激勵員工。

• 績效獎金：

根據績效評估結果，決定績效獎金和其他獎酬。

員工關係管理

• 溝通和參與：

利用資料來發現員工的需求和關切點，制定相應的溝通和參與策略。

• 工作滿意度調查：

分析員工資料來進行工作滿意度調查，發現潛在的問題和改進機會。

預測和規劃

• 人力規劃：

分析現有的人力資源，預測未來的需求，以確保組織擁有足夠的、專業能力合格的員工。

• 離職預測：

利用歷史數據分析，預測員工可能的離職情況，以制定留才策略。

法遵和風險管理

• 法遵檢查

確保人力資源管理的相關做法符合相關法規要求。

• 風險管理

分析員工資料，識別可能的風險和問題，制定相應的風險管理策略。

在使用人力盤點資料時，應確保遵守相關的隱私和法規要求，並確保資料的安全性。

同時，及時更新和維護資料，以確保其準確性和實用性。

圖:鄒靜修

人力盤點和組織結構之間有什麼關係呢？

人力盤點資料提供了組織中人力資源的重要信息，而組織結構則決定了人力資源如何被組織、管理和運用。

以下是人力盤點和組織結構之間的關聯點：

組織設計和人力盤點

• 組織結構影響盤點的範疇：

組織結構確定了組織的層次、部門和階層，將影響人力盤點的範疇。

在一個分權化的組織中，可能需要更多的細緻化的人力盤點，以支持各個部門的需求。

職能和職位配置

• 組織結構影響職能和職位配置

組織結構決定了不同部門和職能的配置，也會影響到人力盤點中員工的分布、技能和職能。

人才管理和組織結構

• 組織結構影響人才管理策略：

組織結構的靈活性和層次結構會影響人才招聘、培訓和發展的策略。

扁平化的組織結構可以鼓勵內部晉升，而階層複雜的組織結構有可能需要更多的外部招聘。

組織文化和人才相容性

• 組織結構和文化影響人才相容性：

不同的組織結構和文化會吸引不同類型的人才。

人力盤點資料可以用來評估員工的技能和價值觀是否與組織的結構和文化相容。

組織效能和人力盤點

• 組織結構影響工作效能：

有效的組織結構可以促進協作和效能。

透過人力盤點，組織可以評估員工的效能，並調整組織結構以提高工作效率。

人力規劃和組織結構

• 組織結構影響人力規劃：

當組織結構發生變化時，人力盤點資料可以用來進行人力規劃，確保有足夠的適當專業技能的員工來支持新的組織需求。

總的來說，組織結構和人力盤點相互影響，組織需要根據結構和目標，利用人力盤點資料，以確保人力資源的有效運用和組織的順利運作。

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人力盤點多久做一次呢？

人力盤點的適當間隔可以因組織的性質、規模、行業和內外環境的變化而異。

一般而言，組織通常會進行定期的人力盤點，以確保人力資源的有效管理和優化。

以下是一些進行人力盤點的頻率：

年度人力盤點

• 目的：

一年一度的盤點通常用於總體評估組織的人力資源狀況，包括員工數量、組織結構、技能和績效等。

• 適用情境：

適用於大多數組織，特別是成立較久的行業。

季度或半年度人力盤點

• 目的：

較短週期的盤點有助於更及時地處理變化，確保組織在短時間內能夠適應新的需求。

• 適用情境：

適用於快速變化的行業，或者需要迅速調整人力資源以應對市場變化的組織。

特定事件或轉折點人力盤點

• 目的：

在組織發生特定事件（如併購、重大業務擴張或縮縮）或轉折點時進行盤點，以確保人力資源的適應性和可持續性。

• 適用情境：

適用於組織發生結構性變化或需要迅速調整人力資源的情況。

持續監控和調整

• 目的：

透過持續監控人力資源的動態變化，及時調整組織的人力策略。

• 適用情境：

適用於組織需求變化快速，需要適時監控和應對的情況。

在制定人力盤點頻率時，應評估組織的需求、業務環境的變化和盤點所需的資源投入。

不同組織可能需要不同的盤點頻率，以確保其能夠靈活應對內外部的變化。

成功案例名稱：XYZ公司的人力盤點成功之旅

背景：

XYZ 公司是一家中型製造業公司，面臨市場競爭激烈、技術更新迅速的挑戰。公司決定進行人力盤點，以確保擁有足夠的、具有相應技能的員工，並確保其人才管道的可持續性。

步驟和措施：

• 盤點準備：

建立跨部門的盤點團隊，包括人力資源、部門主管和高層管理人員。

確定盤點的目標、範疇和指標，包括技能需求、績效評估、離職率等。

• 資料蒐集和分析：

收集員工基本資訊、技能矩陣、績效評估、培訓歷史等相關數據。

進行分析，識別關鍵技能缺口、高績效員工和低效能部門。

• 人才發展和培訓：

根據分析結果，制定針對性的培訓計劃，提升員工的專業技能水平。

強調內部晉升，提供員工發展機會，減少對外招聘的依賴。

• 績效管理和激勵措施：

調整績效評估標準，確保對高績效員工給予更大的獎勵和晉升機會。

引入績效激勵措施，提高員工的工作滿意度和忠誠度。

• 人才流失預防和留才策略：

通過分析歷史離職率，預測可能的離職原因，制定相應的留才策略。

提供更具競爭力的薪資和福利，改進工作環境，提高員工滿意度。

•  監控和調整：

定期監控指標，檢查執行結果，並根據實際情況調整策略。

持續進行人才盤點，以確保組織靈活應對變化。

成果和效益：

• 專業技能匹配度提升：

有效減少了技能缺口，提高了員工的技能匹配度，使組織更具競爭力。

• 高績效文化加強：

通過激勵措施和績效管理的改進，建立了一個更加注重高績效的企業文化。

• 離職率降低：

有效預防了關鍵人才的流失，降低了員工的離職率。

• 內部晉升機會提升：

透過內部培訓和發展，提高了內部晉升的比例，增加了員工的職業發展機會。

• 整體效能提升：

組織整體效能得到提升，反映在生產力和員工滿意度的提高上。

這個案例展示了一個成功的人力盤點實施過程，過程幫助組織更有效地管理人力資源，提高了組織的競爭力和可持續性。

圖:鄒靜修