你曾經在招募時貼出一份職缺，但收到的履歷卻讓你想大喊：「這到底是什麼人來應徵的啊？」或是新進員工報到後，才發現彼此對「這份工作」的理解根本不一樣，結果做不到三個月就離職。
其實，問題很可能不是人選不對，而是你手上的那份「工作說明書」寫得不夠清楚。
今天，我們就來聊聊：怎麼寫出一份真正有用、幫助你找對人、留住人的工作說明書！
🌱 工作說明書到底是什麼？
很多人以為「工作說明書」就是職缺介紹的長篇版本。但其實，它是一份用來精準描述一個工作職位內容的官方文件，也是企業管理中不可或缺的工具。
簡單來說，它回答三個問題：
- 這份工作到底是在做什麼？
- 要做好這份工作，需要哪些條件？
- 這份工作在組織中的角色與關聯是什麼？
工作說明書的好壞，會直接影響你招募的效率、培訓的準確性、績效評估的公正性，甚至影響團隊的合作氛圍與組織效能。
一份「到位」的工作說明書，應該包含什麼？
來，給你一份簡單清單，幫你一次搞懂：
基本資料
- 工作名稱（職稱）：請具體，不要寫「特助」「小幫手」之類模糊字眼。
- 部門與直屬主管：這個職位屬於哪個部門？匯報給誰？
- 編寫日期與審核人：方便未來追蹤與更新版本。
工作摘要
簡單描述這個職位的「核心任務」。不用寫太多，但要明確。例如：
「負責企劃與執行數位行銷專案，包含社群經營、內容製作與廣告投放，協助提升品牌能見度與業績轉換。」
✅ Do：清楚交代範圍
❌ Don’t：寫「負責公司交辦事項」←這種萬能句是工作說明殺手
職責明細
列出主要的工作任務，最好用條列方式呈現，每項不超過一行。
例如：
- 訂定年度社群行銷策略與KPI
- 與設計部門協作，製作行銷素材
- 監控並分析廣告投放成效
這部分可以分主責與次責，幫助求職者一眼看出工作重點。
組織互動與協作關係
這個職位平常會跟誰工作？內部協作部門有哪些？是否需要與外部廠商、客戶聯繫？
這有助於應徵者判斷自己是否擅長這類溝通互動。
工作條件與環境
工作會不會需要搬重物？輪班？出差？辦公環境安靜或吵雜？
是否需要使用特定軟體或設備？
這些資訊有助於雙方釐清期待，避免誤解。
「工作規範表」又是什麼？
這是工作說明書的「姊妹篇」，重點放在「人」身上，也就是：
「要勝任這份工作，這個人應該具備哪些條件？」
常見的項目包括：
- 教育程度（如：大專以上）
- 技能能力（如：熟悉Photoshop、具備報表分析能力）
- 經驗年資（如：2年以上專案管理經驗）
- 軟實力與特質（如：邏輯清楚、善於溝通、抗壓力強）
- 心智能力與判斷能力（如：能獨立思考、快速回應變動）
將這些項目列清楚，不僅幫助你找到對的人，也讓應徵者更有自我篩選的依據。
小技巧：怎麼讓工作說明書更貼近實際？
- 讓現職員工參與撰寫：他們最知道每天在做什麼。可以請他們記錄一週的工作內容，幫你還原真實情況。
- 避免含糊詞彙：「適時協助他部門」「其他主管交辦事項」可以留一點彈性，但別寫滿整頁，會讓人不知道重點。
- 用白話文，不要文言文：不是在寫報告，是要讓人看得懂、看得清。
- 定期更新：建議每年至少一次檢視內容，特別是部門改組、新工具導入後。
最後提醒：工作說明書不是 HR 的責任，而是全組織的共同語言
一份好的工作說明書，能幫你：
- 快速找到合適人選
- 精準設計培訓計畫
- 有效設定績效考核指標
- 打造更流暢的溝通文化
所以它不只是為了招人，更是為了讓每個人都知道：「我在做什麼、為什麼做、跟誰一起做」。
🌳 花果山成長基地的願景
花果山成長基地秉持著推動每間企業落實 RBA 社會責任的理念，致力於打造一個友善、具社會貢獻與負責任的企業環境，並以創新管理策略促進企業長期穩健發展。
我們相信：每一份明確的工作說明書，都是一間企業對人才的尊重與誠意的展現。
💬一起聊聊吧！
- 你看過最離譜或最模糊的職缺描述是什麼？當時的感受如何？
- 你覺得你現在的工作內容，和你的工作說明書一致嗎？如果不同，哪裡不同？
- 如果讓你自己重寫目前的職務說明，你最想加入什麼細節？
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