別再用複製貼上的職缺了!教你寫出真正好用的工作說明書

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘

你曾經在招募時貼出一份職缺,但收到的履歷卻讓你想大喊:「這到底是什麼人來應徵的啊?」或是新進員工報到後,才發現彼此對「這份工作」的理解根本不一樣,結果做不到三個月就離職。

其實,問題很可能不是人選不對,而是你手上的那份「工作說明書」寫得不夠清楚。

今天,我們就來聊聊:怎麼寫出一份真正有用、幫助你找對人、留住人的工作說明書

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🌱 工作說明書到底是什麼?

很多人以為「工作說明書」就是職缺介紹的長篇版本。但其實,它是一份用來精準描述一個工作職位內容的官方文件,也是企業管理中不可或缺的工具。

簡單來說,它回答三個問題:

  1. 這份工作到底是在做什麼?
  2. 要做好這份工作,需要哪些條件?
  3. 這份工作在組織中的角色與關聯是什麼?

工作說明書的好壞,會直接影響你招募的效率、培訓的準確性、績效評估的公正性,甚至影響團隊的合作氛圍與組織效能。

一份「到位」的工作說明書,應該包含什麼?

來,給你一份簡單清單,幫你一次搞懂:

基本資料

  • 工作名稱(職稱):請具體,不要寫「特助」「小幫手」之類模糊字眼。
  • 部門與直屬主管:這個職位屬於哪個部門?匯報給誰?
  • 編寫日期與審核人:方便未來追蹤與更新版本。

工作摘要

簡單描述這個職位的「核心任務」。不用寫太多,但要明確。例如:

「負責企劃與執行數位行銷專案,包含社群經營、內容製作與廣告投放,協助提升品牌能見度與業績轉換。」

✅ Do:清楚交代範圍

❌ Don’t:寫「負責公司交辦事項」←這種萬能句是工作說明殺手

職責明細

列出主要的工作任務,最好用條列方式呈現,每項不超過一行。

例如:

  • 訂定年度社群行銷策略與KPI
  • 與設計部門協作,製作行銷素材
  • 監控並分析廣告投放成效

這部分可以分主責與次責,幫助求職者一眼看出工作重點。

組織互動與協作關係

這個職位平常會跟誰工作?內部協作部門有哪些?是否需要與外部廠商、客戶聯繫?

這有助於應徵者判斷自己是否擅長這類溝通互動。

工作條件與環境

工作會不會需要搬重物?輪班?出差?辦公環境安靜或吵雜?

是否需要使用特定軟體或設備?

這些資訊有助於雙方釐清期待,避免誤解。

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「工作規範表」又是什麼?

這是工作說明書的「姊妹篇」,重點放在「人」身上,也就是:

「要勝任這份工作,這個人應該具備哪些條件?」

常見的項目包括:

  • 教育程度(如:大專以上)
  • 技能能力(如:熟悉Photoshop、具備報表分析能力)
  • 經驗年資(如:2年以上專案管理經驗)
  • 軟實力與特質(如:邏輯清楚、善於溝通、抗壓力強)
  • 心智能力與判斷能力(如:能獨立思考、快速回應變動)

將這些項目列清楚,不僅幫助你找到對的人,也讓應徵者更有自我篩選的依據。

小技巧:怎麼讓工作說明書更貼近實際?

  1. 讓現職員工參與撰寫:他們最知道每天在做什麼。可以請他們記錄一週的工作內容,幫你還原真實情況。
  2. 避免含糊詞彙:「適時協助他部門」「其他主管交辦事項」可以留一點彈性,但別寫滿整頁,會讓人不知道重點。
  3. 用白話文,不要文言文:不是在寫報告,是要讓人看得懂、看得清。
  4. 定期更新:建議每年至少一次檢視內容,特別是部門改組、新工具導入後。

最後提醒:工作說明書不是 HR 的責任,而是全組織的共同語言

一份好的工作說明書,能幫你:

  • 快速找到合適人選
  • 精準設計培訓計畫
  • 有效設定績效考核指標
  • 打造更流暢的溝通文化

所以它不只是為了招人,更是為了讓每個人都知道:「我在做什麼、為什麼做、跟誰一起做」。

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我們相信:每一份明確的工作說明書,都是一間企業對人才的尊重與誠意的展現。

💬一起聊聊吧!

  1. 你看過最離譜或最模糊的職缺描述是什麼?當時的感受如何?
  2. 你覺得你現在的工作內容,和你的工作說明書一致嗎?如果不同,哪裡不同?
  3. 如果讓你自己重寫目前的職務說明,你最想加入什麼細節?

📲 想學會幫公司撰寫清楚、實用又有吸引力的工作說明書嗎?

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