0001從覆熱羅漢果水到工作覆盤：如何透過流程優化提升效率

今天早上，我把昨天沒喝完的羅漢果水加熱，並同時煮了一鍋新的。就在加熱的過程中，我突然想到，其實我完全不需要覆熱昨天的羅漢果水，因為只要把新煮的水與昨天剩下的水混合，兩者的溫度會自然達到常溫，這樣既省下了覆熱的時間，又節省了能源。

這個看似簡單的情境，其實不是第一次發生。之前我也曾經這麼操作過，利用新的羅漢果水去平衡舊的溫度，不僅節省了時間，也讓過程更加順暢。這個小小的省時妙招讓我想到了劉潤的《給孩子的商業啟蒙》中的一個篇章，書中提到如何優化火鍋的吃法來教導孩子們事情的先後次序，強調節省時間也是節省成本。

這種對時間與資源的優化管理，讓我不禁聯想到自己在學校行政工作中的體驗。無論是處理文件、數據，還是協調不同部門的需求，我們都面臨著許多細小且重複的工作。如果能夠在每次的工作後進行覆盤、檢討，就能讓流程更加流暢，減少重複勞動。

反覆的行政工作：如何減少重複與錯誤

前陣子，學校圖書館的同事向我索取全校學生的學號、身分證號碼和生日資料，這些資料要匯入學校新購的學習系統。收到這個請求後，我立刻請幹事協助整理資料，但幹事有些不解地說：「這些資料不是之前已經給過圖書館了嗎？」

經過了解，我發現幹事之前確實提供過類似的資料，但那次資料可能不完整，或是只包括部分學生的信息，而這次需要的則是全校資料，並且還有補充欄位。這樣的情況其實很常發生，一些看似簡單的數據需求，卻因為不同部門對資料的具體需求不同，往往需要重複進行輸出。乍看之下似乎不是什麼大問題，但每次的數據提取、整理、核對，其實都要花費不少時間，而這些細碎的時間累積起來就成為了巨大的成本。

這讓我開始思考，如果我們可以提前規劃和預見到這些重複性的工作，是否能找到更好的解決方案。例如，當我知道每年八月份圖書館同事都會索取新生的身份信息時，是否可以主動在固定時間一次性提供完整的資料，避免他們反覆來索取？這不僅能減少我自己的工作量，也能讓他們的工作流程更加順暢。

優化流程，減少不必要的浪費

在學校行政工作中，類似的情況屢見不鮮。每年學期初，我們都需要確認學生的特殊身份資料，並將這些資料提供給不同部門使用。過去，往往是在各部門來跟我要資料時，我才去整理並發送給他們，但這樣的方式其實很容易造成混亂和延誤。為了避免這種情況，我現在會在資料整理完成後，主動在特定時間一次性發送給所有需要的同仁，確保他們能及時獲得最新、完整的資料，避免後續的重複工作。

類似的流程優化也可以應用在會考成績的處理上。當會考成績公布後，我可以先按照成績排序，篩選出符合各項獎學金資格的學生，並將相關資料同步提供給教務處等部門。這樣做不僅能縮短流程時間，也能避免數據錯漏，進一步提高工作效率。

覆盤與反思：持續成長的關鍵

其實，無論是在生活中，還是在工作裡，覆盤與優化都是一個人持續成長、提升效率的關鍵。我們經常會在日常工作中陷入重複性勞動，而這些勞動如果不加以檢討，很容易就會變成浪費時間與精力的枷鎖。就像今天煮羅漢果水的經驗一樣，如果我沒有反思，也許下次還會重複覆熱的過程，白白浪費時間和資源。

每次完成一項工作後進行覆盤，檢討過程中的不足，尋找可優化的空間，這樣我們才能真正掌控自己的節奏，而不是被工作牽著走。我們應該保持覺察，善於總結經驗，將流程中的冗餘部分剔除，讓生活與工作更加高效、有序。

掌控節奏，提升生活品質

覆熱羅漢果水這件小事讓我聯想到許多生活和工作的細節。從小事中，我們可以發現那些看似不起眼的操作，其實蘊含著更深的道理。我們不必等到工作量壓得我們喘不過氣時才開始反思，應該在每個過程中隨時保持清醒，主動覆盤，這樣才能在繁忙的生活和工作中，找到屬於自己的節奏，提升生活品質。

無論是生活中的小事，還是工作中的行政流程，只要我們能夠時刻保持反思的心態，就能夠不斷優化自己所做的每一件事，讓每一分付出都能夠真正有效率地發揮作用。我們的時間和精力有限，但只要學會優化與覆盤，就能讓這些有限的資源得到最大化的利用，最終掌控自己的生活與工作。

＃與ChatGPT協作