時間盒 (Timeboxing) 工作法

因為我相信時間盒工作法是一個很棒的方式，可以有效地管理時間和任務。

在讀生產力相關文章時，看到這個方法的介紹，我才發現，這不是我一直在用的工作法嗎？

以前我從來沒聽過這個名詞，只是試著自己摸索，找出適合自己的方式。一開始用一般的待辦清單軟體，像是 todoist、any.do 之類的，後來再搭配 Google 行事曆，試著把時間和任務分配好。後來開始尋找更方便、順手的軟體，整合所有工作流程，也因此更了解時間盒工作法的觀念。

這種方法已經成為我的生活習慣，因此，我想與大家分享我的經驗，寫下這篇文章，希望能幫助更多人提升工作效率。

第一次看到時間盒工作法的圖表，你一定會覺得很眼熟，因為它很像小學生的課表。

沒錯！時間盒工作法就像小時候的課表一樣，按照特定的時間段做對應的事情，這種時間管理技巧將一個任務劃分為固定的時間段，幫助人們提高工作效率和專注力。

使用時間盒工作法就像為自己設計一份課表一樣，雖然乍看之下有點蠢，但實際上卻非常有效，可以說是大巧若拙的最佳寫照。

我發現當我完成一個任務後，到下一個任務開始之間的休息時間，常常會不知道該做什麼，很容易浪費時間，例如看手機、上網或做其他不該做的事情。但是有了時間盒的提醒，我現在很清楚地知道每個時間段要做什麼，這樣就不會再浪費時間了。

因此，時間盒的第一個好處，就是可以讓我們在每個時間段中，清楚地知道自己要做什麼！

時間盒可以讓你更好地掌控整天的活動。

舉例來說，當我在一個很長的工作之後結束時，通常是下午 2 點或 3 點，如果沒有特別安排計劃的話，這個時候，就會感到不知道要做什麼。這段時間其實是非常危險的，因為如果沒有計劃或目標，那麼我們的行為就會隨著本能走，通常會朝著事後一定會後悔的方向奔跑，例如上網、滑手機、偷吃零食等等。

當疲備的工作告一段落，此時腦子已經有點混亂，理性安排、計劃的能力已經被消耗了差不多，如果沒有預先計劃下一步要做什麼，就容易陷入放空、懶得動腦、不知道要做什麼，的浪費生命的局面了。

有預先計劃的話，就不會讓這種悲劇發生了，這就是時間盒的第二個好處，避免陷入沒有目標的狀態！

有了具體的行程安排，會更重視自己的時間。

排定行程的任務，代表我很重視它，願意花我寶貴的時間，去完成它。如果一個任務，沒有安排對應的時候，其實是在內心深處，對這個任務不那麼重視。就像電影中的路人甲，連名字都不配有。

有了這樣「神聖不可侵犯」的想法之後，就會更加珍惜和用心去經營這個時間內的任務。

而且更有底氣，去和打斷自己工作的人說：「不」！

這是第三個好處，讓自己更重視任務和時間。

首先，需要一個能填入待辦事項行程表的東西，不管是軟體還是實體的。如果你習慣使用手機軟體或 APP，像專門軟體 TickTick 或是 Google 行事曆 + 任何待辦清單軟體，可能是一個方便的選擇。如果你喜歡手寫筆記，選一個喜歡的行事曆本子吧！

接下來，我們要把待辦事項填入行程表中，並設定起始時間、持續時間或結束時間。如果是新的任務，可能預估的時間會有些不準確。但是隨著使用時間盒工作法的時間越長，經驗也會越來越豐富，預估的時間也會越來越精確。

基本上，就是這兩個步驟，很簡單吧！

but！人生總是有一堆的 but ！

實際應用時，可能會遇到一些問題，我可以分享一些自己的經驗給大家參考：

在遇到一個不熟悉的任務時，通常我會先預估完成這個任務所需的時間，然後使用番茄時間的方法給予它一定的時間，例如兩顆或三顆番茄，再觀察實際情況。完成任務後，我會記錄所花費的時間，這樣在下一次規劃相似或相同的任務時，就可以更精確地安排時間。 因此，當遇到這種情況時，只需要去嘗試做就可以了。同樣重要的是回頭記錄完成這個新工作所需的時間，這樣才能不斷進步。

這次不知道該排多長的時間？下次就知道了。

當有太多任務時，可能會難以在預定時間內全部完成。不過，實際上這種情況並不太常發生，因為當你安排時間時，已經把所有可以利用的時間都考慮進去了。如果碰巧出現此情況，通常是因為某個任務耗費了太多時間。

有些人主張，如果在時間限制內未完成任務，就必須放棄並轉移到下一個任務，這聽起來有點奇怪。但實際上這背後有個簡單的道理：在時間限制內，必須全力以赴完成該任務。如果無法完成，就必須承擔失敗的後果。這樣一來，在開始工作時，你會盡力往能夠完成該任務的方向前進。雖然這種方法可能不會讓你做得完美，但至少可以讓你有一些成果，例如得分六、七十分左右。

這樣的成果，雖然分數不高，但是這樣的工作方式才能長久持續。

例如，我在使用「365天生產力日記」時，最初幾天感到有些壓力。每天都要撰寫文章，但因為我的能力有限，花了太多時間和精力在這上面，影響了其他任務的進度。書沒有讀完，房間也沒有打掃，其他工作的重要性也因此被降低。因此，我開始使用時間盒的方式，將這個任務限制在一定的時間範圍內，這樣就能釋放手頭的時間去做其他事情了。

所以，任務數目要精簡，不要被某個任務綁住，要從一整天的效能來衡量。

在討論如何避免被打斷之前，先解決一個問題：有沒有辦法在任何時候都不會被打斷呢？其實有一種方法，就是在工作開始之前，先處理掉最重要的事情。

對，就是那個有名的工作法：先吃掉那隻青蛙。

可以挑一個自己能完全掌控的時間，把最重要的事先完成。我是選擇在早上起床之後，先吃掉最大最醜的那隻青蛙！這樣，就算接下來的任務做不完，也不會有太大的影響了。

再來從三個層面來討論。

第一個層面，如何防止工作被打斷，也就是在被打斷前的預防措施。

首先要建立一個不容易被打斷的環境，例如在房間門口掛上「請勿打擾」的牌子，或是將手機設置在拒接來電或訊息的模式上，或是找一間咖啡廳躲起來。這樣能夠避免不必要的打擾。

另外，也可以和家人、室友等人溝通，在你工作的時候請不要打擾。在家工作常常會遇到這種情況，因為他們可能會誤解你的時間比較彈性，覺得可以隨時找你。因此，要對方好好溝通，正常人都會諒解的。

第二個層面，打斷發生時。如果真的有人打擾你，要先分辨這是一件緊急或重要的事情，還是對方只是無意的打擾。如果是重要或緊急的事情，可以先將工作儲存起來，然後趕快去處理；如果只是一個無聊的打擾，可以不理對方，讓對方知道這個時間不要來煩你。這樣，幾次之後，他們就會知道以後不應該這樣做了。

第三個層面，事後如何補救？

如果被打斷了，這時候可能會產生另外一個問題：回到原來的工作還是換一個新工作？

我自己的處理方式是重新排列接下來的工作，重新審視哪些工作是最重要的，哪些可以放棄或改天再做，先挑重要的事來做。

要保持一個可以隨時重新開始的心態，把現在的時間當成一天的開始。雖然現在是下午兩點，但我還是把當時、當下，當做我早上剛起床！這樣，就能夠減少那種做不完事情的沮喪感或挫折感。

我隨時隨地都能選擇重新開始。

另外，也可以嘗試一些提高專注力的方法，例如集中注意力，進入「心流」狀態，達到專注工作的效果。也可以進行冥想、呼吸法等練習，讓自己更加專注，不易被外界干擾。

總之，要避免被打斷的情況，需要從預防、溝通、分辨緊急與否、重新安排工作等多個方面著手，並且保持專注和心態上的穩定，才能更好地完成工作。

在選擇使用哪種工具來進行時間盒工作法時，要考慮到自己的習慣和需求。如果已經熟悉使用待辦清單軟體，可以嘗試看看是否有行事曆的功能，直接使用軟體本身的功能會更加方便。例如，我現在用的順手的是 TickTick，但如果擔心中資問題，也可以選擇其他軟體。

另外，手寫筆記本也是一個不錯的選擇，特別是對於喜歡手工作業的人。

選擇一個符合自己習慣和需求的工具，才能更好地實踐時間盒工作法。

當然，時間盒工作法，也許並不是適用於所有人的工作方式。

但就像使用不同的繪畫技巧一樣，也許更能將靈感發揮的更鮮活。學習新的工作方法，讓你有更多工具選擇。如果你經常感到時間不夠用、工作難以完成或者經常拖延，也許可以看看這個時間管理辦法。

下一步，就先去弄個行事曆來試試看吧！

生產力日記 7/365