在慢燃女子過去的工作職務中，經常需要對外聯繫與溝通，有些向外尋求合作的經驗，不同的產業和職務，關於邀請及合作的關鍵細節和技巧方法雖略有差異，不過，我認為其中有些態度及觀念卻是共通的，這篇想和大家分享關於「邀約合作」的經驗、想法，以及邀約合作的準備工作及撰寫眉角，歡迎一起來交流。
合作的促成需要用心
別只說「想合作」 對方最在意的事一次掌握
由於經歷過不同的產業和職務，本篇會以活動企劃的工作，邀約講者 / 講師來演講為例，分享我的個人看法。我記得在《成為企劃人》這本書中作者曾寫道：「邀約不是請託，而是創造「彼此需要的機會」」，關於這點，我太有同感了！
合作就是創造雙贏
只能表示深深認同，因為不管本身的組織或公司大小，只要相信這個邀約或企劃能讓雙方都能從中獲得價值，那就有可能成功，千萬不要因為對方是名人或大企業，我們就覺得自己矮人一截，因為我們有對方需要的價值。相反地，我們應保持不卑不亢的態度，去展開邀請、尋求合作，在邀約信或合作企劃中，讓對方清楚知曉「和我方合作對你有什麼益處？」，這點是成功與否的重要關鍵。
好的邀請信能促成合作
同時，在邀約乃至合作的整個過程中，持續使對方感受到尊重、誠意和專業，是我一貫的作法，所以我會讓講者、講師知道「為什麼是你？！」，先思考受邀者的角色與在意的事，再設計邀約說法及我們能提供的價值。
例如：邀請專家學者時，可針對其專長，強調議題價值、知識傳授，若對方是網紅、KOL，需優先強調提供廣宣曝光、受眾連結及影響力效益，而如果想邀請媒體人，通常我會表達對對方理念與作品的欣賞支持，另外，若是希望和外部的組織或品牌成為合作夥伴，則需清楚定義雙方在合作中的角色及分工，並強調我方的特色和優勢。
成功邀約五大技巧
1. 清楚列出活動目的及能提供的資源：強調專案特色 ＆ 對對方益處
進行邀約前，我們不妨先思考看看，這項合作對於雙方的好處為何？
通常，對方考量的不單單只是費用上的報酬，許多名人、業界專業人士，他們的工作忙碌、行程滿檔，會願意合作是因為：「客群與粉絲的拓展性，還是宣傳曝光的效益呢？抑或是因為彼此在專業領域的交流與影響力，還是公益的正面形象…」吸引他們願意合作呢。
記住！在行動前，讓我們先深入思考對方的角色及在意之事，找出促成合作的關鍵因素，並在邀請信和企劃案中充分表達並清楚陳述。闡明專案目的和特色及我方能提供的資源。
2. 充分了解對方背景寫出邀約原因：表達尊重
邀請合作前，務必事先研究對方的擅長專業、過往經歷、個人作品與風格特色，以及和本次專案（講座）主題的關聯性，這些都是我們在發送邀請信或遞交合作企劃前，需事前做的基本功課。
若是和組織或企業合作，也是遵循這個原則哦。這些資訊，除了在合作者的個人網站及社群上可收集並看見之外，對方和對方公司做過的作品、上過的新聞、節目與媒體訪談等，我都會盡量先看過，再開始撰寫邀請信，如此一來，將使邀約更為客製化，令對方感受到被尊重和被欣賞，這樣成功合作的機率就大大增加了。
3. 清楚說明合作細節與執行方式：寫清楚講者報酬是基本的尊重
慢燃女子過去曾在社群上，看見部分講者與講師抱怨有些主辦單位，邀請演講卻不主動提起演講費的報酬，還要受邀者再回信詢問，甚至追問再三也完全不提供資訊的荒謬情形，令講者感到傻眼無奈，甚至還有主辦單位希望講者無償免費去分享？！
這可是邀請合作的大忌啊！關於費用報酬，算是合作中相當重要的資訊，一定要清楚提供對方並先和受邀者談妥金額合作才能展開，我的作法是說明我們通常能夠提供的費用，但也預留彈性，如果對方有其他想法，歡迎討論洽談，若對方的費用高於我方的預算，自然會提出和我們溝通，這時我們就可評估考慮是否能夠合作。
除了費用以外，清楚說明合作時間與執行方式也是相當重要的步驟，其中包括清楚的專案時間表、合作方式、參與角色與宣傳曝光資源等，若為講座專案，票價、聽眾的屬性等也需一併說明。
另外，我會根據對方的身分與角色，調整修改信件語氣，同時附上參考資料（例如過去舉辦過的活動與成果），強化也提高信任感，最後，在發出邀請信後，再補上社群媒體的邀請訊息，貼心提醒受邀者留意信件，種種的行動，相信會比公版制式的邀請信更容易打動人心。
4. 邀約時的尊重與禮貌不能忽略
建議使用禮貌的語氣邀約合作，表達對對方專業的尊重和欣賞，即使因某些因素被拒絕或合作破局時，也別忘了表達尊重與感謝，保留未來的合作機會。
5. 建立友善合作關係：開放溝通、保持彈性
從邀請信開始，到整個合作過程，我都會鼓勵對方提出修改建議，展現出我們尊重你的意見，願意和你溝通討論的開放態度，藉此表達合作的彈性與誠意，建立友善合作關係。
講座及專案的最後，也再次表達感謝之意，活動後會提供照片，讓受邀者存檔留存，這並非以前任職的公司要求我做的，但因為真心感謝每位合作者的付出，所以之前就算工作繁忙，我仍會擠出時間處理這件事，甚至當有機會和對方見面時，也曾自掏腰包致贈手作的小禮物，表達感謝。
因此，不少講者分享完也表現得滿開心的，因為除了得到尊重和報酬以外，更重要的是能發揮個人影響力，將個人價值與經驗傳承分享給大眾和年輕人。我認為，真誠與專業的態度，是我對外合作時，能與受邀者、業務窗口及外包廠商，多能維持良好合作關係的關鍵要素。
結論：根據我的經驗，只要我們做到上述能做的，就能大幅度提高成功率。以上的技巧與態度，是可優先要求自己盡力做到的，不過，對方是否接受與我方合作，其實有許多複雜的考量和因素，所以在實務上被拒絕，也是不免都會遇見的，習慣後就愈來愈能坦然地接受，這位拒絕我就馬上邀請下一位，如同上面第四點提及的，即使被拒，別忘了仍向對方表達理解與感謝，畢竟人家花時間回信給我們了，爽快拒絕我比沒有回音，更利於工作的推展，不是嗎？
更何況，這次被拒，不代表未來完全沒有合作機會喔，若有慢燃女子真心很想邀請的講師，在表達完理解與感謝之後，平時我仍會和對方保持關係，例如對方發文就去按讚或留言，表示我持續關注對方的作品、生活或工作，到了下次再度邀請時，就有基礎的好感度，曾有講者因十分繁忙，第一次拒絕我，而我用這個方法，始終沒有放棄，在表達誠意和欣賞之後，到了隔年就成功邀請到這位超級繁忙的專業創作者。
你有那些邀請合作的經驗呢？歡迎大家留言，一起分享討論吧～
好的合作能發揮力量與效益
