你是否曾經遇過這樣的挫折？
精心撰寫的一封電子郵件，寄出後卻石沈大海；在會議上才剛開口報告不到三分鐘，就被主管不耐煩地打斷：「所以重點是什麼？」；或是交辦事項給同事，明明覺得自己講得很清楚，對方交出來的成果卻完全不是那回事。
遇到這種狀況，我們通常會覺得委屈：「我明明把事情做完了，很『有用』（Useful），為什麼對方還是不滿意？」
如果我們切換成「產品經理」（PM）的視角來看，你在職場上的價值，其實是由兩個維度組成的：「有用」（Useful，功能性）與「體貼」（Thoughtful，體驗性）。
很多時候，你的產品（工作成果）功能強大，但因為你的「使用者介面」（User Interface, UI）設計得太爛，導致使用者（同事、主管）不想用、不會用，甚至在使用過程中充滿了挫折感。
「有用」（Useful）是基本門檻，「體貼」（Thoughtful）才是頂級規格
在職場上，我們都追求讓自己成為一個「有用」（Useful）的人。
這代表你有硬實力，你能達成職位要求，你能搞定艱難的任務目標。這就像是一台電腦擁有強大的中央處理器（CPU）和足夠的記憶體，這是「後端」的硬體規格。
但光有規格是不夠的，你還需要「體貼」（Thoughtful）。
什麼是「體貼」（Thoughtful）？用工程師的語言來說，就是「低摩擦力」（Low Friction）與「低延遲」（Low Latency）。
一個「體貼」的工作者，跟他在合作時會有一種「流暢感」。你們的頻率對接極快，就像是連上了訊號滿格的 5G Wi-Fi，不需要反覆確認密碼、不需要等待緩衝。你丟出的需求，他能秒懂；他回傳的成果，你能直接使用。
這種「快速連線」的能力，能讓原本各自為政的「個別利益」，迅速在低摩擦的溝通中，轉化為雙方都認同的「共同目標」。這不僅裨益了身在其中的人（省心、省力），更提升了整個組織的運轉效率。
反之，如果你只做到「有用」卻不「體貼」，就像是一台運算能力超強的超級電腦，卻只配了一個黑底白字的 DOS 介面，甚至連滑鼠都不能用。別人要跟你合作，得先花半小時讀說明書，這種「高摩擦力」的互動，會讓人對你的專業能力大打折扣。
使用者案例：如何用「體貼」的介面，達成「有用」的目標？
回顧我過去在公關產業的日子，最常面臨的挑戰就是與「高階主管」溝通。
這些主管就像是隨時處於「多工處理」的伺服器，他們通常利用會議空檔、通勤的零碎時間，甚至是在移動中的三分鐘來回覆訊息。
在這種情境下，如果你丟給他一個「開放式問答題」，例如：「老闆，關於 A 專案您覺得怎麼做比較好？」，雖然你提出了問題，很「有用」，但這是一種極高摩擦力的溝通。因為這強迫他在極短的時間內，必須調用大量的算力去思考、組織語言。結果通常只有兩個：一是被已讀不回，二是得到一句模糊的指令。
為了展現「體貼」的特質，我優化了我的「溝通介面」：
- 提供選項：我不再問「怎麼做」，而是給出選項。「老闆，關於 A 專案目前有三個方案：方案 A 成本低但慢、方案 B 速度快但貴、方案 C 折衷。建議採行方案 B，請問您是否同意？」
- 預設備案：如果現有選項都不行，我會準備好備案，讓他可以直接修改。
這樣一來，主管只需要回覆 "Yes/No" 或是 "Go with B"。這個過程，不僅達成了「確認決策」的任務目標（Useful），更重要的是，我幫主管省下了大腦的 CPU，讓他感到了無比的輕鬆與順暢（Thoughtful）。
此外，「推播時機」也是 UI 設計的一環。
為了有效博取高階主管稀缺的注意力，除了電子郵件主旨明確包含「行動呼籲」（Call to Action），我也學會善用「應用程式介面」（API）串接——也就是主管身邊的秘書或特助。透過他們在適當的時機善意提醒，或是在會議之間安排短暫的簡報對焦。這不是投機，這是為了確保雙方的頻寬在對的時間點能夠「快速連線」，讓決策更順利達成。
優化溝通介面（UI）的三原則：降低認知負載
想要成為一個「體貼」（Thoughtful）的合作夥伴，核心心法只有一個：降低對方的「認知負載」（Cognitive Load）。
溝通的本質不是「發送資訊」，而是確保「對方下載並安裝成功」。增加對方的腦力消耗，就是在增加合作的摩擦力。以下三個原則，能讓你看起來更專業且「好用」：
1. 視覺階層化
千萬不要給對方一大塊密密麻麻的「文字磚」。那是對閱讀者的視覺暴力，是極差的使用者體驗。請善用：
- 列點：條理分明
- 粗體：標示關鍵字
- 結論先行：把最重要的結論放在第一行。不要鋪陳了五百字才說重點
2. 減少操作步驟
不要讓對方「猜」你要什麼。好的 UI 會有明確的按鈕，好的溝通要有明確的「行動呼籲」（Call to Action, CTA）。
- 壞的 UI：「附件是報表，請查收。」（摩擦力高：所以呢？要我看哪裡？）
- 好的 UI：「請確認附件簡報 P.5 的預算欄位，若無問題，請回覆『同意』以便後續執行。」（摩擦力低：只需判斷 Yes/No）。
3. 防呆設計
在工業設計中，「防呆」（Poka-yoke）是為了避免操作錯誤。在溝通中，則是為了避免無效的來回確認。 預判對方可能會有的疑問，先準備好「常見問題集」（FAQ）。不要等對方報錯（問問題）再來修補。例如，在發出會議邀請時，連同「會議議程」、「需預先閱讀的資料」一併附上，讓對方進入會議室的那一刻，Wi-Fi 就已經自動連線。
讓人「秒懂」，是一種經過精心設計的溫柔
我們常說交易要提升「轉換率」（Conversion Rate），從知道產品到採取購買行動。在職場上，你的溝通能力決定了你的轉換率——能不能把你的想法，無損地轉換成他人的行動。
「有用」（Useful）讓你在職場上站穩腳跟，證明你有解決問題的能力；但「體貼」（Thoughtful）才能讓你無可取代，因為你創造了令人上癮的流暢合作體驗。
下一次，當你覺得別人聽不懂你的話時，先別急著生氣。試著檢查一下你的「介面」：你的重點夠顯眼嗎？你的指令夠明確嗎？你有幫對方省下思考的時間嗎？
請記得：「讓人『秒懂』，是一種經過精心設計的溫柔。」
優化你的溝通 UI，讓自己成為那個訊號滿格的 Wi-Fi 分享器，你會發現，當摩擦力消失時，組織運轉的速度將會超乎你的想像。
