2024-11-12|閱讀時間 ‧ 約 0 分鐘

你是時間的主人還是奴隸？待辦清單(To-do list)讓你重拾時間主導權！

今天我們繼續來談待辦事項清單，因為這大概是羊羹我受益最多的生產力工具，包含部落格的日更習慣也是。總之這篇是學堂前一堂課的課後補充（可以看完在下方按「上一篇」繼續閱讀，先後順序不影響理解）。

當我們聽到「待辦事項清單」，腦中或許會浮現那種長長的一列任務，帶點壓力，又充滿挑戰。然而，待辦清單其實是我們生活中的一項秘寶，能讓時間變得可控，甚至讓我們的生產力有驚人的提升。如果也是像羊羹我一樣，每天在時間與任務之間奔波，想要找到一個簡單卻有效的工具來管理時間，那麼待辦事項清單絕對是不能忽視的關鍵。

我們的大腦與待辦清單：從心理學看清單的效益

讓我們先從心理學的角度來看看，為什麼待辦清單這麼有魔力。其實待辦事項清單不只是列個清單那麼簡單，它深深影響了我們的大腦運作方式。根據Zeigarnik Effect（齊格尼克效應），我們的大腦對未完成的任務有強烈的記憶印象，比起完成的事情，我們更容易記住那些「尚未完成」的任務。這種效果無形中增加了壓力，因為我們時常感受到那些還沒處理的任務如影隨形地「跟著我們走」。

當我們將這些任務寫在清單上時，奇妙的事情發生了：我們的大腦釋放了一些空間。是的，列出待辦事項能讓我們暫時放下心理負擔，因為大腦知道這些任務「已經被記錄下來，不會被遺忘」。這一點很有趣，因為我們在做待辦清單時，不只是管理時間，也是管理自己的心理狀態。

待辦清單的「完成感」：來自小勝利的心理滿足

另外一個心理學角度是「完成感」帶來的正向回饋。我們每次勾選掉一項任務時，大腦會釋放一種叫做多巴胺的化學物質，這是一種快樂激素，能讓我們感受到成就和滿足。

這也是為什麼很多人對待辦清單上癮，甚至會在完成某些額外的任務後，特意把它加到清單上，然後立刻勾掉，享受那一瞬間的「勾選快感」，好，那個很多人是我自己說的，不要告訴我只有羊羹我會這樣。總之這不僅是一個習慣，而是有效利用我們大腦的內建「獎勵系統」。

重複任務與進度追蹤的魔力

對於那些需要持續完成的任務，待辦清單中的重複任務設置功能可以說是管理時間的秘密武器。無論是每天的學習語言、寫部落格，還是每月的財務狀況整理，這些重複任務的設置能夠幫助我們輕鬆追蹤進度，並確保不會遺漏任何持續的工作。

這裡的關鍵在於，當我們每次勾選完成一個重複任務時，大腦會產生一種「進度前進」的感覺，這種感覺不僅讓我們充滿動力，還能帶來實際的生產力提升。研究發現定期完成任務並追蹤進度的人，通常比那些沒有明確進度計劃的人更能持續達到目標。這是一個自律與彈性的完美結合，讓我們既能保持靈活性，又能確保持續的進步。

提前完成任務帶來的成就感

我們都曾有過這樣的經歷：當所有當天的任務都完成時，突然間出現了「空閒時間」。這種時刻或許會讓人鬆口氣，但它同時也是一個絕佳的機會，可以讓我們提前完成未來的任務。這裡的關鍵在於，那種提前完成的成就感，往往會帶來額外的滿足，因為我們不僅僅達成了既定目標，還「超前進度」，這感覺就像是在一場馬拉松中提前衝過了幾個終點線，讓人不由自主地感到充滿能量。

提前完成任務不只會心情愉快，實際上還有著更深遠的影響。當我們提早完成某些重複性任務（像是學習、寫部落格、整理財務等），就能減少未來幾天的壓力和時間負擔。這種「提前行動」的策略能夠顯著提高工作滿意度，因為我們知道自己正掌控著節奏，而不是被繁忙的日常任務推著走。

這種提前完成的感覺也能帶來一種「贏得時間」的錯覺，因為我們感覺到自己不僅是在按部就班完成任務，而是超出預期的表現。這樣的成就感會進一步激勵我們，讓我們更積極主動地處理接下來的任務，形成一個良性的正向循環。

待辦清單的進化：從紙筆到數位化

過去我們常用紙和筆記錄待辦事項，這種方式有它的魅力，但隨著科技的進步，待辦清單工具已經大幅進化。我們現在有了 Todoist、Google Tasks、Microsoft To Do 等多款應用程式，這些工具不僅能記錄任務，還能設置提醒、標記優先級，甚至能追蹤長期進度。

數位化的好處：便利與持久的記錄

數位工具的一個巨大優勢就是它們的便利性。隨著手機的普及，這些工具能與我們的手機、電腦、甚至智能手錶同步。想像一下，每次解鎖手機，待辦清單上的任務就會跳出來提醒我們該做什麼，這有效地降低了忘記的風險。我們可以依據時間、地點或情境設置提醒，例如當我們抵達某個地點時，手機會自動提醒我們完成相關任務。

更重要的是，數位工具能夠長期追蹤我們的進展。以 Todoist 為例，它能顯示我們每天、每週或每月完成了多少任務，這樣的進度追蹤功能能讓我們更有成就感，並且幫助我們更有效地管理長期目標。

時間管理中的待辦清單與日曆：如何巧妙結合兩者

很多人喜歡用待辦清單，也有人偏愛日曆固定行程。事實上，兩者各有優勢，重點在於如何巧妙結合，發揮它們的最大效果。

待辦清單的靈活性 vs. 日曆的結構性

待辦清單最大的好處就是它的靈活性。我們可以隨時增減任務、調整優先順序，根據當天的狀況靈活應變。而日曆則強調結構性，能讓我們明確知道何時該做什麼，避免時間上的衝突。例如，每天早上9點到10點，我們可以在日曆上排定工作會議，但其他時間段則交給待辦清單靈活安排。

這種結合讓我們的時間管理更有效率。待辦清單處理那些靈活可調的雜務，而日曆則處理那些必須在固定時間進行的活動，像是開會、運動等。研究顯示，這樣的雙重時間管理方式，不僅能提高生產力，還能減少焦慮感，因為我們知道一切都有條理地安排妥當。

艾森豪矩陣：待辦清單與優先排序

雖然待辦清單有助於我們記錄任務，但問題是有時候清單上可能充滿了許多大大小小的事項，讓我們不知道從哪裡下手。這時艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix）可以派上用場。這個矩陣幫助我們把任務分成四類：緊急且重要、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急也不重要。

舉栗來說，「緊急且重要」的任務可能是需要即時處理的工作專案，而「重要但不緊急」的任務則可能是學習一項新技能或進行自我提升。這些事情對我們的長期目標至關重要，但往往容易被推遲。透過這個矩陣，我們可以更清楚地安排每日優先事項，確保重要的事情不會被忽略。

如何有效使用艾森豪矩陣

舉個實際例子，我們可以將日常待辦事項劃分到矩陣的不同象限中。例如，週五下午，可能有一場專案會議需要立刻準備資料，這就是「緊急且重要」的事項。而學習新的工作技能或閱讀一本書，這屬於「重要但不緊急」，可以每天安排一小段時間去逐步完成。處理緊急但不重要的事情時，我們要特別小心，這類任務可能佔據了大量時間，但實際上對我們的長期目標幫助不大，例如處理一些臨時郵件或突發的小問題。

深度工作與待辦清單的結合：如何專注於重要任務？

提到生產力提升，我們不得不談到深度工作（Deep Work）這個概念。根據學者 Cal Newport 的理論，深度工作指的是能讓我們全神貫注、不受干擾地進行認知負荷高的任務。這些任務通常能帶來最大的價值，但往往需要長時間的專注力才能完成。待辦清單可以很好地幫助我們安排這些深度工作時間，確保我們每天有固定的時間段，專注於那些需要高度集中的任務。

如何將深度工作融入待辦清單

我們可以在待辦清單中專門設置深度工作的時段，並將這段時間標記為「無干擾」時段。這樣做不僅能提升工作效率，還能避免每天被無數的小事分散注意力。研究顯示，當我們連續進行深度工作時，產出的質量與數量都會顯著增加。待辦清單在這裡的作用，就是確保這些深度工作時間能夠固定下來，成為我們每日工作的一部分。

行為經濟學的啟示：如何克服拖延？

談到生產力，拖延是我們不得不面對的問題。即使我們有了待辦清單，有時候仍會陷入「我明天再做吧」的困境。這時，我們可以借助行為經濟學中的「承諾裝置」（commitment devices）來克服拖延。

承諾裝置是一種讓我們「強迫自己」遵守計劃的工具，常見的方式有「先設定懲罰」或「公開承諾」。舉例來說，如果我們將某個工作目標公開告訴同事或朋友，那麼我們就會有更大的動力去完成它，因為我們不想失去信譽。同樣地，我們可以透過待辦清單設定明確的截止時間，並將任務分解為小步驟，這樣不僅減少了完成任務的心理壓力，還能幫助我們更有動力地完成。

待辦清單的另一個面向：從生產力到生活平衡

我們不能只把待辦清單看作是「生產力」的工具，它同時也能幫助我們找到生活與工作的平衡點。許多人容易將生活的各種瑣事忽略在生產力的追求中，但一個完善的待辦清單應該同樣注重個人的生活需求，如放鬆、休閒、與家人相處等。

平衡工作與生活：待辦清單如何助力？

假如我們在待辦清單中安排了工作、學習、運動等任務，那麼我們也可以在清單中添加一些與生活有關的事項，像是與朋友聚會、放鬆的閱讀時間，甚至可以寫上「什麼都不做」的空白時間。這些看似不重要的任務，其實對於心理健康來說，至關重要。研究表明，適當的休息能讓我們更有精力應對高強度的工作挑戰，並提升整體的幸福感。