專案卡住時最忌諱的三種反應，你中幾個？

在專案管理的過程中，進度落後或遭遇阻礙並不少見。作為專案負責人，我們的情緒與反應，往往會影響整個團隊的士氣。透過分享三個做法，說明如何帶領團隊突破困境，重拾信心與方向。

【保持冷靜：穩定情緒是第一步】

當專案進度落後，面對高層的壓力，負責人第一個挑戰就是自己的心情。慌亂不安的情緒很容易顯露在臉上，進而在整個團隊中蔓延開來。這時候幾個做法能幫助你穩定心情：

1. 深呼吸，給自己三分鐘冷靜時間

當你感到壓力湧上來，停下手邊的工作，深呼吸幾次，讓大腦從焦慮轉向思考模式。透過專注於深呼吸來穩定情緒，建議每天練習3-5次，提升專案壓力下的抗壓能力。

2. 用「拆解問題」取代「責怪自己」

透過思考轉移情緒：「目前最大的卡點在哪？我能控制的部分是什麼？」這樣能幫助自己把注意力集中在解決方案，而不是去責怪自己為何做不好的負面情緒。

3. 放棄完美：接納專案中的問題影響是一種常態，認清「降低問題影響，會比思考完美達標更重要」的事實，有助於減少精神內耗。

【聚焦解決方案：別讓負面情緒擴大】

當進度落後時，團隊成員往往會感到焦慮，但負責人的工作就是引導團隊把重點從「延遲的後果」轉向「能做的事情」。

1. 用引導式提問替代延遲質問

避免問：「為什麼會發生這樣的狀況？」 這會讓成員過度聚焦在失敗情緒或追究責任上。

改問：「我們目前可以有哪些方法進行改善？」 這能將焦點轉向解決方案，激發團隊的主動性。

2. 具體化問題的範圍，將問題拆解成小且可執行的部分

避免問：「整體進度落後了三週。」

改問：「我們哪些任務落後最多？哪些項目較能機會追回進度？」這樣能讓團隊更容易釐清優先順序，並快速行動。

3. 使用「下一步行動清單」，取代無結果的討論

專案會議中，與其長時間討論延遲問題本身，不如快速制定「我們接下來要做的三件事」。這樣不僅能提高效率，還能減少成員的無助感。

【相信自己：負責人的信心是團隊的力量】

專案卡住時，最需要的是一個堅定的領導者。這不代表要懂得所有問題答案，而是你要持續傳遞出「我們可以做到」的信念。

一個專案負責人的信心，對整個團隊具有強大的示範效應。當領導者表現出對問題的正面態度，成員自然會模仿這種行為模式。心理學稱之為「情緒傳染效應」。

1. 先認可自己的努力與成就

回顧自己過去曾面對的挑戰，找到類似困難中成功克服的經驗，提醒自己「這次也能做到」。

思考：「上一次我在更艱困的情況下完成了XXX專案，那次的關鍵是什麼？」

將過往經驗轉化為信念：「既然之前能做到，這次也能。」

2. 持續傳遞信心給團隊

公開稱讚進步：即使是小小的推進，也可以選擇公開表揚，例如：「感謝Amy今天很清楚完整數據分析，我們很快速地得到共識跟結論，也更接近目標。」

3. 主動詢問並支持：「還有什麼我能幫忙的地方嗎？」除了更清楚掌握進度跟調整機會，也能讓成員感受到支持。

專案負責人的信念，是團隊的核心動力來源。當專案進度落後時，最重要的不是去責怪或追究，而是如何引導團隊走向正確方向，也能在過程中學到如何更快速適應變化。