如果要說起時間管理,也許很多人都會想到將事情分成「重要且緊急」「重要但不緊急」的觀念。又或者在談到專案管理時,會脫口而出「以終為始」,這些已經深入工作者腦中的觀念,都可以在《與成功有約--高效能人士的七個習慣》書裡發現,原來源自於30多年前的這本經典。
作者史蒂芬.柯維,他因為《與成功有約--高效能人士的七個習慣》這本書書廣為人知,也因為書中所倡導的方法,在領導管理理論,家庭與人際關係,個人管理等領域都享有盛名。也因此被《時代》雜誌列為25 位最有影響力的美國人之一。而《富比斯》也將《與成功有約》評為有史以來最具影響力的10 大管理類書籍之一,30多年來已經銷售達4,000萬冊。
柯維在書中傳授的內容不是某種流行趨勢或管理技巧,而是不會因為環境變化而過時,能夠持續指導行為的基本原則。他主張通過思維的改變達到行為的改變,是一個“從裡到外”的變化。柯維之後的著作也大多以《與成功有約》為基礎,在廣度和深度上不斷拓展,延伸到領導領域和家庭領域。包括《與領導有約》、《與時間有約》、《與幸福有約——美滿家庭7習慣》等,因為柯維認為生活各方面是互相聯繫在一起的,你不會只在工作上追求成功,而必須是生活的全面成功。
有人可能會問「那這本《與成功有約--高效能人士的七個習慣》和彼得杜拉克的《杜拉克談高效能的五個習慣》有什麼分別呢?」。我覺得其中有蠻多共通的部分,包含對於「時間」、「原則」、「優先順序」的重視,以及強調與他人的合作與溝通等等。但是柯維在建構他的想法時,並不像彼得杜拉克比較以工作、職場的場景為主,而是涵蓋了生活、家庭、個人人際關係等,更加的全方位。
而另外一個讓柯維的方法這麼有影響力的原因是,他在提出作法的同時,也提出了這些做法之所以可行的背景架構以及順序,讓讀者不至於「知其然而不知其所以然」。接下來就讓我來跟各位說明《與成功有約--高效能人士的七個習慣》的整個架構以及七大習慣。
柯維在書的一開始提到,我們的行為完全受我們的思維影響,而思維則是我們看待外在世界的觀點。因此相同的現象之所以會引發不同的人不同的反應,原因就是因為人的思維各不相同,而經過自己主觀的了解、感受與詮釋,因而產生了各別的行為。
柯維在書裡用了一個很生動的實驗比喻:我們都看過有一張圖,你從某個角度看是老太太,另一個角度看是少女。在書裡提到的實驗裡,如果給其中一組人先看一張老太太的圖像,另一組人則是先看一張少女的圖像,用這樣的方式先在他們腦子裡建立印象,像是設定了他們不同的思維之後,再讓他們看這張有點模稜兩可的圖片時,前者會堅持這張圖畫的是老太太,後者小組則堅持畫的是少女。這表示當我們建立了某種思維之後,思維就主導我們的所有判斷與行為。
柯維提醒,我們可以把思維想成是一張地圖,是指引我們的思考方向用的,但是如果你在臺北市用一張東京的地圖找路,那麼你一定會處處碰壁,完全失去方向。這跟你的能力和技巧無關,純粹是因為指引你行為的基礎—地圖出錯了,所以對我們來說,思維相當重要。
不過,有一個好消息是,思維是可以轉換的,柯維又舉了一個例子,他有一次在紐約的地鐵上,看到幾個小孩在大聲喧鬧,但是小孩的父親卻呆坐在那裡不聞不問,柯維因此不太高興的走過去跟那個男人說「你的孩子打擾了其他人,你能管管他們嗎?」,那個男人抬頭說「啊,我是該管管他們,不過我太太一小時前剛剛去世,我現在有點不知如何是好」。
柯維說他聽到這段話的瞬間思維立刻就轉換了,從生氣、不耐煩馬上轉為同情、替他難過。柯維用這個例子告訴我們,要改變態度跟行為,最有效的方法就是改變思維。
影響我們平日作為的除了思維之外,另一股強大的力量是習慣。當我們受習慣影響時,有點像是進入「自動駕駛模式」一樣,不自覺的就會做出行為跟反應。而要改變習慣相當難,就像是要發射火箭上到太空一樣,要耗費非常多的燃料產生巨大的推力,才能讓火箭脫離地心引力。而脫離之後,就只需要很小的推力就可以繼續在宇宙裡航行。
那麼習慣是什麼?又是怎麼建立的呢?柯維把「習慣」定義為「知識」「技巧」「意願」三者的混合體。「知識」代表的是「為什麼做」跟「做什麼」,「技巧」是指「如何做」,「意願」則是「想去做」。要培養一種習慣,這三項要素缺一不可。
我們了解思維跟習慣能夠主導我們的行為之後,就可以思考「那我們該建立什麼樣的思維與習慣,幫助我們成長呢?」。柯維認為人的成長會經歷三個不同的階段,分別是「依賴期」「獨立期」跟「互賴期」。
人在出生之後,成長的階段,還沒有足夠的能力自己生活,需要父母的照顧,那個時候依賴他人。等到能力與心態夠強健了,就會開始獨立。而進一步了解到一己之力有限,需要透過溝通、互助、信賴和他人協作、合作,就會進到「互賴」的階段。
但是這三個階段不像生理特徵會隨著年歲增長自動產生改變,而需要透過正確的態度與行為讓自己逐漸成長與到達。而柯維提出的「七大習慣」,就是幫助讀者能夠循序漸進,從「依賴期」進入「獨立期」,進而到「互賴期」的方法。柯維強調,這個過程沒辦法速成,因為就像是一隻每天會下金蛋的鵝,金蛋是牠的「產出」,每天下一顆金蛋是牠的「產能」,假如你急著獲得很多金蛋把鵝的肚子剖開來,你只會害死鵝且從此之後一顆金蛋也沒有。
所以,七大習慣裡,前三項習慣是幫我們從「依賴期」成長到「獨立期」,表示「個人的成功」,後三項則是讓我們從「獨立期」進入到「互賴期」,意味著「群體的成功」,第七項習慣則是讓自己持續不斷的進步與成長,接下來我們就來看看這七大習慣。
「主動積極」並不像字面上那麼簡單,好像碰到事情搶著去做那樣就是主動積極了,不是那樣的。柯維的意思是,我們永遠擁有選擇面對外界的刺激要做出什麼反應的自由。所以我們不要被侷限了,好像只能依循既有的模式,像是「被動地活著」。我們要主動運用我們選擇的自由。
柯維提到,通常對於人的發展性,有三種「決定論」:
第一種是「基因決定論」,意思是我們的個性、智商受到遺傳的影響,所以我的發展好不好是天生就被基因決定了。
第二種是「心理決定論」,指的是我們在幼年心理的形塑過程裡,父母的教育方式、我的成長經驗影響了我的心理發展,進而影響了我的適應力和發展機會。
第三種是「環境決定論」,意思是我出生在哪個國家、在哪家公司上班、家裡配偶的個性、有幾個小孩要養,甚至像是2020年有新冠肺炎的疫情,都會影響我的人生與發展。
柯維說這三種決定論看起來都好像有道理,但是其實都是一種「受制於人」的想法,有點像是寫好程式的機器人,只能被程式控制。但是人生並非如此,我們是有選擇的自由的。
柯維用二次世界大戰時德軍集中營裡受到囚禁的猶太裔心理學家法蘭柯的故事來解釋,法蘭柯被關在集中營的時候,本來是一個完全無計可施,毫無自由的處境。但是法蘭柯反而因此體會到,他的心智跟想法是可以完全不受外界環境束縛。
當他想像將來有機會可以把這段經歷在講台上告訴千千萬萬的人,他就能夠有勇氣跟動力不受周遭環境影響,積極的活著。法蘭柯稱這種感受是「人類終極的自由」,是完全沒有人可以剝奪跟左右的。柯維告訴我們,這項「選擇的自由」不只是法蘭柯有,其實你我都有。而我們的選擇,可以基於以下四個人類獨有的特質:想像力、良知、獨立意志,和自我覺察而思考與產生。
那麼我們該對什麼做出選擇呢?我們的生活裡可以分成「關注圈」,就是我們有興趣有意願關注的事,小到像是自己的每日生活,大到像是整個世界的狀況新冠肺炎的疫情、美國總統是誰等等。這裡面有些是我們沒能力掌控的:像是美國總統是誰,有些是我們可以掌控的:像是我們的工作。而那些我們可以有能力掌控的範圍,就稱之為「影響圈」。
主動積極的人除了知道自己有「做選擇的自由」之外,他也會把他的精力和時間放在「影響圈」裡,以及逐漸去擴大「影響圈」的範圍,而不會只在意「關注圈」,讓很多自己沒辦法主導的事把注意力虛耗了,甚至因為很多事我們都無能為力,因此覺得很挫折。
我想到有一段很有名的祈禱文叫「寧靜禱文」是這樣說的「神啊,請賜與我平靜,好讓我接受我無法改變的事,請賜與我勇氣,好讓我改變我能做出改變的事,以及請賜與我睿智,好讓我能區別以上這兩者的不同」當遇到挫折、困難、障礙的時候,如果我們能夠有勇氣,習慣不受制於人,而是去找方法、嘗試、持續行動,那麼你就開始了第一個習慣「主動積極」
在開始說明第二個習慣時,柯維要你先想像一下你的葬禮:你的家人、同事、朋友都來了,要在葬禮裡致辭,向你致意。你想像裡誰會來?你又希望他們怎麼說你的一生?想像這個你人生結局的場景,讓我們來看第二個習慣「以終為始」。在第二個習慣裡,柯維要告訴我們三件事:構思跟行動都很重要、決定你的人生重心,以及寫下你的人生使命宣言。
「以終為始」的基礎在於:每件事都經過兩次創造的過程,第一次是構思的階段就像蓋房子,你必須要畫出設計圖,有幾層樓、幾個房間、什麼用途,以及決定施工計畫。而蓋房子的過程就是第二次創造,讓你把構思實現,完成。而我們的人生也是這樣,你在想像你的喪禮時,就是在想像你這一生打算怎麼過,以及留給別人什麼記憶。
所以,在構思你的人生時,首先要思考你的生活重心,不管你是否意識到,但是你都會把某些事當作是你的生活重心,書裡列出常見的幾項:像是配偶、家庭、金錢、工作、名利、享樂、敵人或朋友、宗教、自我等等。但是柯維提醒我們,把這些事情作為生活重心,除了不免有所偏廢:例如太重視工作,也許會犧牲了家庭或配偶,太重視金錢或名利,也許永遠都不會感到滿足。
甚至,其中如果有些也並非你可以完全控制的,那麼又如同在習慣一「主動積極」裡提醒過的,又難免會受制於外在環境。那麼該怎麼做呢?柯維建議我們以「原則」作為人生重心。剛剛提到的種種項目,每個人都可以思考其對自己的意義、優先順序,以及訂出自己的原則。
舉例:當你的伴侶生日,你和他約定好要一起共進晚餐為他慶祝,偏偏上司問你今天是不是可以加班,假如你心中已經有對於生活的「原則」時,你就可以根據你的原則來決定。而不至於處在一個左右為難的情況。不論你做出什麼決定,你也很清楚那是你自己所選擇,而非被勉強或由別人代你決定的。
另外,你也應該為你的人生寫下腳本,才能確保人生會如你的規劃那樣步向終點。就像憲法是國家的根本大法,其他任何法律或規定的效力都不能超越憲法一樣,你的人生使命宣言也像是你的人生憲法一樣,是你思考與行動的最高指導原則,所以只有你自己可以幫你自己制定。因為我們在人生裡同時扮演不同角色:家庭的、工作的、友誼的、社會的,你也應該就不同領域分別訂出不同的目標。
柯維告訴我們:一個有效的目標重視的是結果,所以你在前進過程裡可以幫你確定你所處的位置與前進狀態,還有是否朝你的目標邁進。過程中你也應該隨著適時的調整、修訂,讓它維持最符合你情況的狀態。
在第一個習慣時,我們開始發現我們可以主導自己的人生,在第二個習慣時,我們用透過定下我們的人生使命宣言而開始了第一個創造—決定我們人生想怎麼走。到了第三個習慣,我們會進入第二個創造—就是去實踐,把習慣一和習慣二具體化。這時候我們就必須解決一件事,就是要做的事很多,但時間永遠不夠。
有關時間管理,也可以分成四個不同階段:第一代的時間管理,是把所有需要做的事列成待辦單,逐一完成。第二代的時間管理,則是規劃日程表與行事曆,開始列入對未來的規劃。第三代的時間管理,則是依照輕重緩急訂出短中長期目標,分配時間與我們的精力。而第四代的時間管理,則不再是管理時間,而是個人管理:所管理的是讓重要的事被優先實現,因此讓我們的滿意程度最大化。
柯維告訴我們,該分別用「重要程度」跟「緊急程度」作為縱軸與橫軸,畫出四個象限,分別是左上第一類「既緊急又重要」,右上第二類「不緊急但重要」,左下第三類「緊急但不重要」,右下第四類「不緊急也不重要」。
有些人會專注在第一類,通常都是因為呼應外在的要求。也有些人會不斷把時間投入第三類,因為它具有急迫性。也有些人因為沒有想法,就用第四類來把時間填滿。但是這些做法對於實踐我們對於人生的規劃,都沒有太大的幫助。
真正能夠讓時間發揮最大效益的,是第二類事務—那些我們自己覺得真正重要的事。那麼,我們是否有對第二類「不緊急但重要」的事投入足夠且更多的時間呢?這就是所謂的個人管理。
要做到「要事第一」,柯維告訴我們三件重要的事:
柯維在《與成功有約》之後,還又特別針對「以終為始」「要事第一」這兩項習慣特別寫了一本《與時間有約》來仔細闡述,可見這兩項項習慣對我們來說真的很重要。
在前面的三項習慣建立之後,我們因為能夠自主決定、思考,以及實踐,因此人生從「依賴期」進入「獨立期」,接下來要從「獨立期」能夠朝向「互賴期」發展,就要靠另外三項習慣的建立。
之前在介紹《無限賽局》這本書的時候就有提到,通常賽局就有輸贏,而人際關係如果以賽局的角度來看,不外乎以下六種模式:1. 利人利己 2. 損人利己 3. 損己利人 4. 兩敗俱傷 5. 獨善其身 6. 好聚好散 ,我們當然都希望自己是得利的一方,但是自己得利是否就意味對方需要損失呢?其實未必是這樣的。
要做到利人利己的「雙贏思維」,首先要獲得對方的認同而不是敵對,因此柯維認為必須從「品格」出發,因為我們都不可能認同所謂「無品」的人。而「品格」有三項特質:1. 真誠正直,所以不會不擇手段。 2. 成熟,所以可以兼顧自我以及同理他人 3. 知足 所以不會覺得只能選擇獨佔好處。
也因為上述的「品格」受到對方認同,才能夠建立良好的「關係」,進而達成利人利己的「協議」。這個時候要以以下四個步驟進行談判:
在前一項習慣「雙贏思維」裡我們已經把考量從前三項習慣的「以自我為主」延伸到「其他人」身上了,也提到要能夠考慮對方的需要,從對方的角度看事情。第五項習慣「知彼解己」裡就是培養實際上能做到這件事的能力。
要能夠了解對方,靠的是「傾聽」,柯維提醒我們,所謂的「聆聽」也有層次之分:層次最低的是聽而不聞,好像耳邊風。其次是虛應故事,好像有反應但不用心。再來是選擇性的聽,只聽自己想聽的。第四級是專注傾聽,每一句都聽懂,但未必有聽出弦外之音。最高層次的是「同理心的傾聽」不只是聽到對方的話,也從他的表情與肢體語言裡觀察跟體會他話中的真義。
而要能讓對方暢所欲言,則必須戒除掉我們的「自以為是」,通常自以為是的人會有四種反應:
假如我們有這四種反應,對方是不可能願意多說,我們也不可能聽到真心話的。
所以也可以這樣想:第五個習慣與第四個習慣兩者之間互為關聯,因為追求雙贏,所以需要顧慮對方需求。因為知彼解己,才能解讀對方心意。
前五項習慣裡,習慣一至三建立我們自身的能力與成果,習慣四跟五讓我們能夠為別人設想,尋求對方的合作。那麼第六項習慣「統合綜效」則是更進一步去發揮人我之間的連結力量,讓一加一不只等於二,還可能大於三。
要做到這一點,首先要先建立一項基本心態:如果一個聰明才智具備一定水準的人跟我意見不合,對方的主張裡一定有我還沒體會的價值,應該要設法加以了解。這裡談的不只是妥協或尊重,而是要去探究最大的價值。
而當我們可以結合我們自身的優點以及對方獨有的長處,才有可能發展出單獨一方不可能做到的「第三選擇」,創造出新的選項與方案,找出最佳解決之道。所以當你聽到別人與你有不同想法時,你應該要想「太好了!我們有機會找到更棒的做法」而覺得慶幸。
在建立了習慣四到習慣六之後,我們就從「獨立期」成功地進入「互賴期」,你有沒有發現,在能夠與人發展出互相信賴、仰賴的關係之後,因為不再只受我們自己的時間與能力侷限,我們能夠得到的效益與成果,將會大幅度的成長。
從習慣一到習慣六的過程,我們已經證明一件事:就是我們是有能力改變自己以及逐漸成長的。而習慣七「不斷更新」就是要確保這樣的成長力量持續發揮,所以在柯維畫的圖裡,習慣七是包圍著其他六個習慣的,因為它就是不斷的循環、增長,像龍捲風一樣越轉越有能量。
柯維認為我們可以透過四大面向持續不斷更新、進步:
到這裡我們已經把七項習慣都走過一遍,和之前介紹的《杜拉克談高效能的五個習慣》一樣,《與成功有約》也是一本可以隔一段時間重讀的書,因為隨著你運用第七個習慣「不斷更新」的過程,你也會有更多的經驗讓你重讀時有更深的領悟。柯維也建議讀者可以藉由「分享」與「告訴其他人」的做法,強化自己「第二次創造」的機會。