0027從煩瑣業務中學習,如何有效處理列管學生

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從煩瑣業務中學習,如何有效處理列管學生

週日早上,我收到了來自學生資源網的一封郵件,提醒我有一位列管學生被退回,要求我重新進行訪查並提交原因。接任註冊組後,各種「系統」的說明會就源源不斷地湧來,特別是學生資源網,每年九月份都成為我最頭疼的業務之一。

九月對註冊組來說,向來是忙碌至極的時段。學生資料的更新、獎學金與補助的發放,以及學生證的製作,讓整個月的工作節奏宛如一台高速運轉的機器。而列管學生的處理,又偏偏要求在這樣的高峰期完成。所謂的列管學生,指的是已到入學年齡但尚未在全國任一學校註冊的學生,市政府通常會分配一些名額給學區的學校,每年我大約要處理8至10位學生的資料。

這些學生中,有些就讀私校,這部分還算簡單,向學校索取在學證明即可。然而,那些已經出境的學生,則需要實地到戶籍地進行訪查,還要拍照存證,並做成報告上傳。去年處理時,初次接觸這業務的我還以為只要解除列管即可,結果卻收到市政府來函指正,即使是出境學生,也必須訪查並提供具體記錄。於是,我只好臨時拜託里長協助,里長熱心幫忙,查詢並回報了相關信息,我才得以順利完成這個案子。

然而,今年的情況更為嚴格,除了必須實地拍照,電話訪問也被排除,所有資料都必須以照片佐證。這些要求讓我不禁感到有些無奈,因為學區內的小巷子非常狹窄,很多戶籍地隱藏在深處,訪查起來相當困難。幸運的是,我有一位男同事自願幫忙,他騎著機車,一小時內就把所有需要的照片都拍了回來。不過,令人困惑的是,許多列管學生根本不住在戶籍地址,甚至有些地址登記的人似乎不存在,讓我懷疑這只是寄戶籍而已。

當我和其他註冊組長討論這類情況時,他們建議我只要拍個門牌,簡單記錄即可解除列管。我照做後,卻依然被退件,顯然這次的要求比往年更為苛刻。無奈之下,我再度聯繫了里長,請他去查詢更多信息。幸好,里長詢問了管理員,確認該地址無此學生後,我便將這些資料整理好,重新上傳至系統,終於順利通過。

這樣的經歷讓我不禁反思,未來應該更加細緻地處理這類問題。除了要拜託同事協助拍照,還要提前聯繫里長,讓他們更深入了解轄區內學生的實際狀況。這樣雙管齊下,或許能更有效率地解決列管學生的問題。

這件事也讓我深刻體會到,雖然註冊組的工作往往被認為只是行政瑣事,然而每一個細節都關乎學生的學籍管理與未來發展。我們處理的不是單純的數據,而是每一個真實存在的孩子與他們的家庭背景。這些看似繁瑣的工作,其實隱含著巨大的責任。

未來即便這樣的工作還是需要反覆進行,我也希望能更快找到處理這類問題的最佳方式,減少時間的浪費,同時確保每一位學生都被妥善照顧。或許這正是註冊組的意義所在——不僅是管理學生的進出學籍,更是為了守護每一位學生的未來,縱使過程繁瑣,仍然值得去完成。


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