《慢速工作力》閱讀心得：知識工作者必讀，讓你事情更少，做得更好！
作為一名熱愛學習的學生，我渴望學習許多事情，也想兼顧家教、翻譯等不同工作，同時還想透過旅遊與寫作記錄生活。而無遠弗屆的網路加以疫情期間遠距工作興起，雖然讓我們發現生活的另一種可能，卻也拉長了知識工作者綑綁在螢幕前的時間，使手邊的待辦事項似乎永遠也做不完。因此，聆聽瓦基對這本書的講解後，我便決定深入閱讀本書，了解如何解決知識工作者的「瞎忙」處境，「不需要瘋狂忙碌，就能讓工作既有意義又有價值。」
本書先從「偽生產力」的起源開始，說明「慢速工作力」對於知識工作者的重要性，接著正式進入「慢速工作力」的三大原則—少做一些事情、以自然的步調工作、執著於品質。每項原則之後，均輔以具體的實踐方法或前人範例（與應用到現代社會的調整），以工整而嚴謹的架構，提供知識工作者全新的工作樣貌。
那麼，就讓我們開始吧！
原則一：少做一些事情。努力減少必須履行的職責，充分投入與推展自己最重要的少數幾項計畫。
作者以《理性與感性》、《浪漫與偏見》的作者珍‧奧斯汀開場，破解人們對這位作家善用零碎時間的迷思，指出繁忙事務之下的奧斯汀並沒有創作出令人滿意的作品，反而是在寧靜的鄉下小屋中，遠離家務、社交等瑣事的情境下，才能全心投入寫作、改變英國文壇。
每當你承擔一項新的職責，無論任務大小，都會造成一定的「行政開銷稅」。這包含進度會議、一連串電子郵件往返，又或者是占用心智空間。這些後勤工作會吞噬你大量的時間與精力。(p.85)
一旦數量夠多，小任務有可能變成生產力蛀蟲，破壞你正在努力打造的整個根基。(p.120)
蛀蟲的比喻很巧妙，一隻看似沒什麼大不了，累積起來卻一發不可收拾。作者以這樣的比喻說明，承接工作時應該盡可能避免會造成一大串行政開銷稅的任務—例如安排會面等—而是選擇能掌握在自己手中的工作，例如整理文書資料。
接下來，作者依序從「整體使命」、「現行專案」到「每日目標」三個由大至小的層次，介紹如何切實執行「少做一些事」這項慢速工作力的第一條原則。
1. 限制使命
作者將使命定義為「支配職業生活的任何一個持續性目標」，例如解開費馬最後定理、有效管理人力資源需求、贏得補助金等，這些都算。使命的數量越少越好，只有一項使命可能有些不實際，因此最理想的使命數量，是2~3個。
本段特別吸引我的例子，是作者自身的故事。我其實也想和作者一樣，在碩士期間投入兩件事—研究與寫作。而作者之所以能做到，正是因為他懂得將使命限制在這兩件事上。
2. 限制專案
專案是指「任何與工作相關、但無法一舉完成的行動」，或者以《打造第二大腦實踐手冊》的定義來解釋，就是「工作或生活中具有期限的短期任務」。
限制專案比較粗暴的方式，是裝出性格古怪、對人不理不睬的形象，例如費曼就編造了自己「非常不負責任」的形象，告訴每個人自己什麼事也不做。不過這樣的策略可能比較難用於薄臉皮的人，更會顯得自私、不負責。比較可靠的方法，是具體化實際可以運用的時間。考慮是否接下新專案時，應先估算它需要多少時間，然後試著排入行事曆。如果無法在排程中找出足夠的時間，那就代表你沒時間，因此應該拒絕。這時你就可以說：「至少在未來三周，我看不到足夠長的空檔來完成這項工作，因為在此同時還有另外5項專案在爭奪我的時間表。」這些具體化的數字，讓你不再需要訴諸模糊的「我感覺自己很忙」而讓人覺得你在推卸責任，拒絕別人時內心也不會那麼煎熬。
3. 限制每日目標
作者主張，一天最多只該進行一項專案（不包含其他瑣碎或例行任務如開會、回覆訊息等）。每天只做一件事，全心投入，能夠取得真正的進展、抑制焦慮。
為了遏制任務無限孳生、讓我們被「行政事務稅」淹沒，作者接著提出以下方法：自動駕駛、同步、要求他人付出更多力氣、避開任務發動機、不吝花錢。以下詳細說明。
- 設定自動駕駛時間表：在特定日子的特定時間、甚至特定地點，完成特定任務。最好盡可能將「各種類別的常規任務」都納入日益詳盡的自動駕駛時間表。「習慣」讓任務更容易執行，讓我們在低壓力下將注意力轉向更重要的事。時間管理，就是精力管理。
- 同步：想遏止無限的電郵往返，最直接的方式是以立即對話取代非同步溝通，例如當下聯繫、線上會議等。此外，還有「定期對話」這個更有彈性的作法，這包含個人的「開放辦公時間」與團隊任務的「事務決斷會議」。開放辦公時間讓人明確知道此時你都在辦公室、隨時有空，可以一起釐清問題；事務決斷會議則同樣是在每周固定時間進行，針對任何需要合作或澄清的未決事項進行討論，最後將討論結果保存在一份共享文件中。
- 反向任務清單：為每個專案建立共享的任務清單，當有人要求你承擔一項任務時，對方需要確切指出他們希望你達成的事情，而你若是答應，也能在同一則任務旁寫下該任務的當下進展。
- 避開任務發動機：如果你能夠選擇專案，應該根據「完成專案需要的臨時請求、郵件往返等各種與人交流的任務多寡，選擇產生比較少任務的那個。」例如，組織客戶會議和撰寫市場報告相比，後者涉及的這類「行政事務稅」顯然少得多，因此應該選擇撰寫報告。
- 不吝花錢：將任務外包，讓專業的來。例如購買升級版的軟體服務，或外包給服務供應商。如此一來，你就不需花費時間與精力打理自己不擅長的細節，完成的品質還比較高，最終能騰出更多心智空間在對自己更重要的事情取得突破。
另外一項讓自己少做一些事情的策略，是採用「模擬拉式系統」。具體作法如下：
- 劃分「暫存」和「現役」：以電子檔或筆記本的形式，列表追蹤當前致力進行的所有專案，表格分為「暫存」和「現役」。「暫存」是指需要完成或他人交代的專案與任務，數量沒有限制。「現役」則是你短期內應該全心投入的事情，應限制在最多三項。每當你完成其中一項專案，就將它移出「現役」清單，接著從「暫存」清單拉進一項專案來填補。如此一來，就能確保積極進行的任務數量限制在一個固定的小數目，將行政開銷稅降到最低。
- 遇到他人交付新專案時： 將新專案納入暫存槽時，應該先發送一則「確認通知」給這項任務的發起人，目的是讓對方知道自己應該做何期待。這項通知應包含以下資訊：一，你完成專案需要的詳細資訊；二，目前已在你清單上的專案數量；三、你預計完成這項新工作的時間。如此一來對方便能放心，讓你以自己的方式與步調完成任務。額外的好處，是當對方發現其實還需要提供大量資訊時，就會察覺該任務的工作量可能比當初想的還大，便會撤回原先的請求，從而避免你的工作超載。
- 每周清理清單：每個禮拜都應該整理一次「暫存」和「現役」清單，檢視「現役」的空檔，並從「暫存」清單拉進新工作，同時檢視即將到來的截止期限。這也提供自我檢視的機會，如果有專案在「暫存槽」停滯不前就應加以移除，因為這可能表示你不具備處理這件事情的能力—或者意願。
第二條原則：以自然的步調工作，不要倉促完成最重要的工作。
我們應該在意自己一生的成果，而不是任何特定短暫時期的作為。（p.163）
作者以哥白尼、牛頓、居禮夫人等科學家的研究歷程為例，說明我們不應執著於短短幾天、幾周內明顯可見的工作成效，而應放慢腳步、放遠目光，以更從容、更多變的節奏工作。
「多變」這個字特別讓我印象特別深刻，這部分將在以下詳述。改變意味著停頓，停頓能帶來喘息，也因此才能帶來新的火花。上述這些科學家在取得重要突破之前，都曾在平靜的鄉村或遠離工作壓力的環境下思考，「沒有讓自己每天忙到不可開交的壓力 (p.163)」。不要為了證明自己而不斷承擔工作，而應該為了熱情而工作。
給予重要工作更多喘息空間：五年計畫、延長預計工作時間、簡化工作日
偉大需要時間醞釀，但我們卻習慣了行軍式的工作步調，一旦放慢腳反而感到不安與焦慮。因此，作者提出以下三個方法，讓我們心安理得地給自己更長時間。
- 制定五年計畫，拉長範圍：「除了學術生涯之外，我還想成為作家，但我也知道如果不加以控制，麻省理工學院的緊迫壓力會使我跟這個目標漸行漸遠。」為了達成這個願景，年輕時的作者詳細描繪未來五年的生活樣貌，決心在就讀研究所期間想辦法繼續出書。因為5年願景是建立在「許多年」的尺度，所以即使偶爾因課業沉重而幾乎無暇寫作，也能讓作者安心自在。此外，這也給了他摸索、嘗試、打造基礎的時間。
- 將工作項目的時間線延長一倍：對於即將展開的工作項目，記下你一開始覺得合理的時間線，然後「延長一倍」。因為人類並不擅長評估腦力工作所需的時間，導致我們傾向以最樂觀的情況來預估工作所需的時間，這卻會使接下來的日子陷入慌亂與失望。相反地，給自己充裕的時間完成目標，工作步調就會進入更自然的節奏。
- 簡化工作日：將每天事先規劃好的任務清單，一律縮減25%~50%。原因如前所述，我們天生不擅長評估完成腦力工作所需的時間。（讀到這裡我卻想著，我喜歡將行事曆填滿的感覺，因為一旦沒事可做，反而會擔心自己是不是沒有充分運用時間、偷懶太多。這樣的話，到底該如何平衡呢？如果大家有建議，歡迎分享。）作者也主張，應該確保一天之中用於開會或通話德時間不超過一半，方法有：宣布某些時段受到保護（例如中午以前不開會）；或者更有彈性的作法，是每當行事曆上增添一項會議，就要在當天找出同樣多的時間加以保護，留給自己。當然這並非沒有例外，但應該盡可能讓這種平緩的步調成為日常。
多變的工作節奏：（微）季節性工作
一整年中，應該要有不同的工作強度和重點。（p.196）
作者以古早農業時期的生活型態為例，說明季節性的工作方式才是人類習慣的生活型態，即使到了現代，知識產業也不應該全年都沒有變化或休息。
季節性工作放在現代可能不是那麼容易，但作者提出許多變通的作法，以下介紹「微季節性」的4項具體建議，目標都是「每個月隨意抽出幾天給自己休息」：
- 星期一不開會：當別人問你何時有空通話，不要再提議星期一的任何時段。如果難以達成，至少確保每周的某一天都不開會。如此能在擁擠雜亂的行事曆中，保持一塊祥和的淨土。
- 一個月看一場午場電影：在大家上班時溜去看一場電影，並且在行事曆上保護好這段時間，這讓我們能從平時工作的焦慮中慢下腳步，減輕一成不變的規律所帶來的倦怠與疲憊。
- 安排喘息項目：每當行事曆上多出一項重大的工作專案，就應在接下來幾天或幾周，安排與工作無關緊要的休閒活動。工作越辛苦，隨後的樂趣就應該越大。
- 在工作中注入週期性：將工作整合為持續6~8周的周期，在這段期間專注於明確而緊迫的目標。每個周期後則是2周的「冷卻期」，在此可以收尾、休息，並安排下一個週期的目標。
- 推託專案—「在職躺平」的啟發：作者延伸「在職躺平（安靜離職）」的概念，建議我們偶爾可藉由選擇一個不會產生大量合作、會議、聯繫等行政開銷稅的推託專案，如個人寫作或研究計畫，放慢工作步調。每年一兩個月相對緩慢的步調，不僅不太會引起注意，還能對職涯帶來更長遠的助益。
感受詩意，放慢腳步
工作進行的時間和環境，都會影響我們能否以自然的步調工作。因此作者建議我們妥善選擇自己的工作空間與儀式，這些方式包含：
- 讓環境中的元素與呼應工作目標：舉例來說，以大自然為寫作主題的詩人，就是長時間漫步在那樣的樹林之中獲得靈感；《達文西密碼》的作者丹‧布朗，也是將住宅打造成同樣神秘的哥德式風格。
- 隔絕熟悉的事物，用陌生環境讓自己專注：許多作家會放棄舒適的家庭空間，轉而在客觀條件較差的環境工作。例如美國著名作家與詩人Maya Angelou會租廉價的旅館房間寫作，而且她喜歡趴在床上振筆疾書，一邊的手肘甚至因此長滿繭；《憤怒的葡萄》作者John Steinbeck則喜歡逃到漁船上，在船上的小桌子上努力保持平衡、振筆疾書。上述都是因為家裡充滿熟悉的物品，從雜亂待收的衣服、還沒倒的垃圾，到地板上的頭髮....這些都會捕捉我們的注意力、佔據我們的心思。我認為這個主張很有趣，我們以前一直以為新奇的東西才會引起注意，但其實熟悉、待解決的事情，同樣會佔據我們的心思。這也讓我想到，好幾篇我寫的文章其實也都是在很不方便打字的情況下寫的，例如從歐洲回來的飛機上、過年時塞車的路上，又或者是被迫在吵雜的便利超商打字。這些文章，反而很多都入選方格精選，或許這項理念真的有幾分道理。
- 打造讓自己進入狀態的儀式：儀式的力量不在於活動的具體內容，而在於這些活動對心靈的改造效果。作者建議圍繞我們最重要的工作，建立專屬的個人化儀式。這些儀式必須足夠不尋常，能有效讓你進入更有助實現目標的精神狀態。作者分享了《創作者的日常生活》中許多作家充滿詩意的儀式，例如喝一大杯巧克力奶昔、清晨起床砍柴等。對我來說，我發現自己靈感最常出現在與家人、摯友享用餐期間的促膝長談之間，以及運動、跑步的時候。
第三條原則：執著於品質，即便這意味著短期內錯失良機。運用這些成果的價值，為你的長期工作獲取越來越多的自由。
札實的木頭長得慢。（p.241）
作者以美國創作歌手珠兒（Jewel）為例，當珠兒從默默無名到終於引起唱片公司注意，甚至有機會獲得高達一百萬美元的簽約金，她卻拒絕了。理由是，她知道自己需要時間磨練，她希望有更多時間探索、追求獨特的風格。這可能代表珠兒不會一炮而紅，但唱片公司也不會因為花了太多錢卻不見成效而拋棄她。一段時間過去，珠兒的策略終於奏效，專輯銷量一飛沖天。
品質有賴放慢速度，一旦達到高品質的成果，還能幫助你掌控自己的職業生活，為你提供近一步遠離忙碌所需的籌碼。(p.245)
我想這就像是投資，必須先累積夠多、夠好的投資組合，才能成為槓桿，讓未來的效益如同滾雪球般越來越大。
避免忙碌，提升品質
「忙碌」與「便得更好所需的專注程度」根本不相容。（p. 248）
想要達到高品質，終究得回到放慢腳步、避免忙碌的課題。這讓我想到過去申請美國華語教師的研究所時，教授語重心長對我說的話，這才明白為何教授會那麼生氣。因為，如果我忙著教中文，怎麼能專注於研究與學習？
懂得拒絕
賈伯斯曾說，「決定不做什麼跟決定做什麼一樣重要。」當我們把精力集中在兩三個主要目標上，就能清楚知道該拒絕什麼，以及如何調控自己的節奏。這也呼應了《打造第二大腦》的概念：「你每次拒絕一件沒那麼重要的事，它所佔據的時間和力氣就會被釋放出來，讓給更重要的事情。」原來，不採取任何行動也是一種行動方式—有時是最好的行動方式。生命中有些東西該執著，有些東西該放手，願我們都有區分此二者的智慧，以及勇氣。
提升品味的方法：找到自己的社群、從事其他領域的研究、找到志同道合的專業人士與朋友、以高價工具精鍊思維、利用情緒
如果沒有充分理解何謂傑作，再怎麼琢磨你的草稿也寫不出好作品。(p.262)
追求高品質無法只靠閉門造車、缺乏交流的埋頭苦練，還需要提升自己的品味，否則再怎麼寫、怎麼練，都只是白費。作者提出以下方法，幫助我們追求更高的品質：
- 找到自己的社群
作者指出，備受讚譽的作家普遍擁有藝術創作碩士，這倒不是來自該學位的指導，而是這樣的環境提供成長中的寫作者一個菁英社群。看到同儕將自己的作品推向新的方向，你對寫作的標準就會更高、更敏銳。
- 成立自己的吉光片羽社
《納尼亞傳奇》作者C.S.路易斯與《魔戒》作者托爾金等好友，於牛津大學任教時其實有一個非正式的寫作社團。每次聚會，大家會閱讀彼此的作品，討論彼此的文學抱負，並互相鼓勵、給予建議。透過彼此聆聽、評論和鼓勵，個人不只能獲益於團體的多元意見與品味，也會因為想在他人面前留下良好印象而追求更高的品質。
- 從事其他領域的研究：電影欣賞
作者以自己從喜歡電影到研究電影的過程，說明直接研究自己所投身領域的偉大作品可能令人卻步，但欣賞不同領域的專業可以減輕壓力，用更愉悅的開放態度來對待。這能幫助你找到更靈活、令人耳目一新的靈感。
- 購買高價筆記本，精鍊思維
就像付費上健身房一樣，作者用自己購買高價筆記本的例子，說明這樣的高額花費讓他下筆時更加謹慎，迫使他的思維更有條理。投資於好的工具，會注入一種「我現在是專業人士」的氛圍。這樣的氛圍是無價的，也是對自己發送信號，表明要認真看待自己的事業。
- 利用情緒：恐懼、壓力與尷尬
只需要將自己置於一個存在成功壓力的環境，即便只是適度的壓力，也能為你提供追求品質所需的重要助力。(p.286)
作者以微軟創辦人Bill Gates勇敢休學創業為例，說明失敗的恐懼能為我們提供成長所需的動力，驅策我們不斷提升自己的能力。失敗的代價不小，但成功的回報很值得。
也許並非每個人都能如此果敢，因此作者再以《暮光之城》系列作品的作家Stephenie Morgan為例，介紹一個比較容易的策略：暫時將大量空閒時間投入相關專案，例如在孩子睡著後熬夜寫作等。這樣的代價與賭注都不高，頂多就是在這段有限的時間裡，損失原本可以用來進行更高回報或更讓人滿足的活動（例如休息）。
我認為這種做法的核心是「短期、全心」的專注，與第一章反駁Jane Austen善用零碎時間寫作而達成成就並不衝突。這類作家、創業家是在短短的時間內全心投入精神，燃燒自己、貫徹到底。
除了恐懼與壓力之外，「避免讓人失望」的情緒也可以是追求高品質的助力，具體作法是「宣告你的計劃與吸引投資人」。
我們最重視的東西，莫過他人的敬重。向他人宣佈自己的計畫後，我們會因為擔心自己交不出令人滿意的成績，而追求更高的品質。（p. 294）
當有人投資你，你會有更大的動力去回報他們的信任。或許這正是獎學金設立的目的。（p. 298）
「面子」、「信任」是普是共通的社會資本，因此我們可以善用失去這樣的社會資本，督促自己追求卓越。
結語與推薦
最重要的是你最終到達了哪裡，而不是你到達那裡的速度，也不是你一路上的緊張忙碌給多少人留下了深刻印象。（p. 307）
寫作等知識工作具備「無處不可做」的性質，讓我竟然在過年期間出門時，竟然都背著筆電，塞車時猛敲鍵盤，甚至就這樣背著它和家人去逛outlet，卻依然感到若有所失。但「慢速工作力」三大原則，讓我看見一套可持久、有意義的工作哲學。因此，非常推薦本書給和我一樣想重新掌握工作節奏的人，包含任何在工作中具有一定自主權的工作者，以及在一定體制下工作、但仍享有大量自由的人！
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