工作分解結構WBS案例實做心得
閱讀時間約 3 分鐘
商業思維學院用費曼學習法讓我們逐步建立起知識學習的黃金金字塔，從知識的輸入到輸出，經過反覆覆盤煉成知識體系，再經由教與他人的過程，驗證你對所學知識的理解，今年別於以往Case Study的方式，改成可以隨時開始，隨時發起，搭配學院的學程課，共有11項任務可以挑戰，讓所有的學習回歸知識的實踐。
我這次挑戰的是專案管理學程的入門題，被老闆指派在2個月後要辦理200人的線下活動。公司員工人數約 18 人左右，題目提供各部門成員的職掌與性格，而活動辦理的目的很明確，就是藉由線下活動參與人員轉換為產品實際使用用戶，進而提高營收，而我們要做的就是做為這次的活動企劃人員，將此專案如期、如質、如預算的完成交付，活動規劃方法需使用WBS(Work Breakdown Structure)做出專案任務的拆解與規劃，得到以下四項結果:
- 做什麼(What)
- 誰來做(Who)
- 何時做、做多久(When)
- 要什麼結果(Result)
第一步、盤點利害關係人
這是我自己習慣的做法，先從可利用的資源開始看起。
第二步、工作拆解(breakdown)與估算(estimate)
一開始若能釐清工作流程與步驟，便能大幅降低工作拆解的難度，可以較容易盤點出有什麼工作項目，而在拆解的過程中，把握幾個原則就好，單一工作項單一負責人，交付物(What)要明確，單一工作項時間最好短於兩天，這樣回饋比較快，才能做更及時的調整。從工作的大項目開始羅列，再慢慢推演出子項目，拆得越細，預測得越準。
估算每個工作項目會需要多少時間，在經驗的累積以及類似案例的對比下都能讓估抓的時間越來越精準，這樣我們很快就能對整個任務要做什麼(What)跟做多久(When)有初步的概念。
第三步、工作分工(division)
分工可以依據工作的項目與種類去判斷，分為專業性以及一般性的工作；另一部分則是人力安排及人的能力差異。也可能會遇到相依性問題，例如A的工作進度與結果會影響到B，則可認定為強制相依性的工作，這部分的工作就要特別注意人的能力以及心力分配，綜合考量後，決定出誰是關鍵負責人(Who)。
心得與收穫
在專案管理的流程中，用一張表就能清楚的把需要知道的重點一次列出，其實不是什麼複雜難懂的表格，然而在實際填寫的過程中仍是花不少時間思考，包含究竟要拆多細?這個任務項目的層級對嗎?期間的分配合理嗎?我有權任命跨部門的人做為參與負責人員嗎?
雖然做這個表挺花時間的，但在過程中確實可以幫助到專案架構的整理、任務的梳理與分配，哪裡有闕漏、哪裡分配不當都一目了然。而在練習的過程中，其實會需要不斷地回放課程複習，也讓我趁機扎實地完成了專案管理學程的課，非常推薦對專案管理有興趣的人可以來體驗看看。
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