採購人生|打破忙碌迷思:我的生產力之道

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘

為什麼我們這麼忙?


當今社會的忙碌現象,與所謂的「忙碌文化」(Hustle Culture)密不可分。這種文化強調不斷奮鬥和努力工作,導致許多企業為了達成管理績效,要求基層員工撰寫詳細報告和周報,甚至需要精確到以每 15 分鐘為工作單位記錄。

然而,人的精力是有限的,即使提高報酬也只能暫時提升機械性和重複性工作的效率,對創造力並無幫助。長期的忙碌往往帶來的是過長的工作清單和拖延的排程。

此外,現代通訊設備的普及使得我們隨時隨地都可能被追蹤,進一步模糊了工作與生活的界限。



明確優先事項


要解決過勞問題,首先需要重塑任務。科技業目前充滿高壓和不確定的職場氛圍,並且結果導向明顯。為了避免責罵,許多人同時推進多項專案,以分散風險。要改變這種文化,公司高層需要了解什麼是真正重要的任務,並與下屬充分討論。


關鍵在於制定清晰的目標和優先級,以區分緊急與重要的任務。很多時候問題發生在主管的「既要還要」且對實際情況不願深入了解,這需要花時間去培養該領域基礎素養,而不是反覆要求員工進行高層能聽懂的說明,將實際情況過分精簡。

我曾遇到過一位主管,他只看報告中的圖表,不看文字說明,表示看不明白並自行衍生內容向更上層解釋,這導致報告的價值大打折扣。



時間管理的基本原則

現今有許多關於時間管理的書籍,除了強調高專注和日程規劃,還講求充分利用所有瑣碎時間。然而,這樣的形式是在管理時間,而非管理任務。


1.重視高效時間管理

第四代時間管理強調產出與產能的平衡。為自己在工作中留下空白時段,除了核心任務、例行行政、突發意外的緩衝時間外,還需要時間來重新設計工作。

2.設定具體可達成的目標

SMART原則(Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-based)由彼得·杜拉克提出,建議設定目標時應依循這五個法則,以終為始,規劃每階段的目標。

3.抓大放小,追逐羚羊

領導力教練 Zena Everett 提倡,精力應放在重要的地方,如獅子獵殺羚羊一樣,而不是浪費在捕捉小田鼠上。

4.利用待辦事項清單提高效率

將任務整合,一次性的清除,也有利專注在眼前項目。

5.拒絕多任務處理

史丹佛大學 Clifford Nass 的研究表明,多工者在每一個面向都表現不佳。不僅記住與組織資訊的能力變弱,在不同工作之間轉換也需要轉換時間。




6.減少無效會議

在開會前完整整理資料寄出,明訂會議目標、流程,會議中清楚分配下一步任務。

7.每二十五分鐘喘息一下

休息對於生產力的重要性,利用喝水或上廁所,或找同事溝通離開座位,在忙碌中找到放鬆的機會。

8.信件是備忘錄

緊急任務溝通盡量用電話形式與當事人溝通,確保即時性,再以郵件提供相關人員提醒與確認。

9.定義可被打擾時段

訂出界線,自己一天什麼時間適合溝通,以利進行日程安排和專心於手頭上的工作。

10.尋求支持與協作

團隊合作的重要性,提高協作效率的方法。

11.策略優化

定期評估自己的生產力,調整策略以達到最佳效果,持續改進的方法。

12.選擇一間可靠的企業

擁有明確的企業願景、工作說明書、適當的資源和公平的薪酬制度,以法治遵守SOP勝於人治,團隊有信任感可以開放討論危機。



結論


作為三面夾心的採購,我深刻體會到現代忙碌文化對我們的挑戰。

工作和賺錢是為了過上理想的生活,如果為了賺錢而犧牲生活品質和家人間的情感連結,將會本末倒置。因此,有效的時間管理和任務規劃至關重要。透過明確的目標設定、有效的工作計劃以及充分的休息和放鬆,我們可以在忙碌的工作中找到平衡,保護並增強我們的生活品質與家庭關係。

希望這些分享能幫助你在繁忙的現代社會中找到自己的工作節奏。

衍生閱讀

1.關於生產力 → 陪你讀書|焦慮與慢性壓力——《愈平靜愈有生產力》

2.關於精力管理 →陪你讀書|聰明工作——《每天最重要的2小時》

參考資料

1.星期一早晨的選擇Schuberty, Peter

2.《瘋狂忙碌拯救法》Zena Everett

3.《間歇高效率的番茄工作法》 Francesco Cirillo

  1. 《精準取捨 : 避開90%時間陷阱的高效工作術》 里央周



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對社會脈動、產業現況提出觀點與省思,找尋進步空間或接受現況、活在當下,並有足夠智慧區分其兩者。
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