採購人生｜打破忙碌迷思：我的生產力之道

為什麼我們這麼忙？

當今社會的忙碌現象，與所謂的「忙碌文化」（Hustle Culture）密不可分。這種文化強調不斷奮鬥和努力工作，導致許多企業為了達成管理績效，要求基層員工撰寫詳細報告和周報，甚至需要精確到以每 15 分鐘為工作單位記錄。

然而，人的精力是有限的，即使提高報酬也只能暫時提升機械性和重複性工作的效率，對創造力並無幫助。長期的忙碌往往帶來的是過長的工作清單和拖延的排程。

此外，現代通訊設備的普及使得我們隨時隨地都可能被追蹤，進一步模糊了工作與生活的界限。

明確優先事項

要解決過勞問題，首先需要重塑任務。科技業目前充滿高壓和不確定的職場氛圍，並且結果導向明顯。為了避免責罵，許多人同時推進多項專案，以分散風險。要改變這種文化，公司高層需要了解什麼是真正重要的任務，並與下屬充分討論。

關鍵在於制定清晰的目標和優先級，以區分緊急與重要的任務。很多時候問題發生在主管的「既要還要」且對實際情況不願深入了解，這需要花時間去培養該領域基礎素養，而不是反覆要求員工進行高層能聽懂的說明，將實際情況過分精簡。

我曾遇到過一位主管，他只看報告中的圖表，不看文字說明，表示看不明白並自行衍生內容向更上層解釋，這導致報告的價值大打折扣。

時間管理的基本原則

現今有許多關於時間管理的書籍，除了強調高專注和日程規劃，還講求充分利用所有瑣碎時間。然而，這樣的形式是在管理時間，而非管理任務。

1.重視高效時間管理：

第四代時間管理強調產出與產能的平衡。為自己在工作中留下空白時段，除了核心任務、例行行政、突發意外的緩衝時間外，還需要時間來重新設計工作。

2.設定具體可達成的目標：

SMART原則（Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-based）由彼得·杜拉克提出，建議設定目標時應依循這五個法則，以終為始，規劃每階段的目標。

3.抓大放小，追逐羚羊：

領導力教練 Zena Everett 提倡，精力應放在重要的地方，如獅子獵殺羚羊一樣，而不是浪費在捕捉小田鼠上。

4.利用待辦事項清單提高效率：

將任務整合，一次性的清除，也有利專注在眼前項目。

5.拒絕多任務處理：

史丹佛大學 Clifford Nass 的研究表明，多工者在每一個面向都表現不佳。不僅記住與組織資訊的能力變弱，在不同工作之間轉換也需要轉換時間。

6.減少無效會議：

在開會前完整整理資料寄出，明訂會議目標、流程，會議中清楚分配下一步任務。

7.每二十五分鐘喘息一下：

休息對於生產力的重要性，利用喝水或上廁所，或找同事溝通離開座位，在忙碌中找到放鬆的機會。

8.信件是備忘錄：

緊急任務溝通盡量用電話形式與當事人溝通，確保即時性，再以郵件提供相關人員提醒與確認。

9.定義可被打擾時段：

訂出界線，自己一天什麼時間適合溝通，以利進行日程安排和專心於手頭上的工作。

10.尋求支持與協作：

團隊合作的重要性，提高協作效率的方法。

11.策略優化：

定期評估自己的生產力，調整策略以達到最佳效果，持續改進的方法。

12.選擇一間可靠的企業：

擁有明確的企業願景、工作說明書、適當的資源和公平的薪酬制度，以法治遵守SOP勝於人治，團隊有信任感可以開放討論危機。

結論

作為三面夾心的採購，我深刻體會到現代忙碌文化對我們的挑戰。

但工作和賺錢是為了過上理想的生活，如果為了賺錢而犧牲生活品質和家人間的情感連結，將會本末倒置。因此，有效的時間管理和任務規劃至關重要。透過明確的目標設定、有效的工作計劃以及充分的休息和放鬆，我們可以在忙碌的工作中找到平衡，保護並增強我們的生活品質與家庭關係。

希望這些分享能幫助你在繁忙的現代社會中找到自己的工作節奏。

衍生閱讀

1.關於生產力 → 陪你讀書｜焦慮與慢性壓力——《愈平靜愈有生產力》

2.關於精力管理 →陪你讀書｜聰明工作——《每天最重要的2小時》

參考資料

1.《星期一早晨的選擇》Schuberty, Peter

2.《瘋狂忙碌拯救法》Zena Everett

3.《間歇高效率的番茄工作法》 Francesco Cirillo

4. 《精準取捨 : 避開90%時間陷阱的高效工作術》 里央周